Uno spazio ufficio organizzato è la chiave del successo negli affari. Sapere dove si trova tutto consente di accedere in modo efficiente a penne, carta e documenti necessari, aumentando la produttività. Mantenere uno spazio ufficio organizzato è più facile a dirsi che a farsi. Nel corso di un’intensa giornata di lavoro, tali compiti d’ufficio spesso sfuggono alle fessure. Questa sfida può essere superata implementando alcuni suggerimenti.
Desktop Essentials
Forse il metodo più semplice per tenere a bada il disordine è consentire solo agli elementi essenziali di occupare spazio sulla scrivania. Nella maggior parte dei casi, un computer, un telefono, un blocco note, un calendario e un orologio sono gli unici elementi che una persona utilizzerà costantemente nel corso della giornata. I file e gli altri documenti che sono necessari sporadicamente devono essere rimossi dal loro spazio di archiviazione durante l’uso e ripristinati quando non sono più necessari. Implementando questa pratica, una persona si assicura che la sua scrivania abbia sempre un’apparenza di ordine.
File con codice colore
Registri, file e altri documenti devono essere sempre conservati negli schedari e nei cassetti. Ciò non solo elimina l’ingombro dalla scrivania e dai ripiani del tavolo, ma consente anche a una persona di accedervi facilmente. Mentre la pratica standard impone che i documenti siano archiviati in ordine alfabetico, la codifica a colori di ciascun file aggiunge un ulteriore livello di efficienza. Ad esempio, un responsabile delle vendite può archiviare i documenti relativi ai nuovi clienti in cartelle blu e quelli relativi ai clienti esistenti in verde. Quando il suo supervisore gli pone una domanda sui nuovi clienti, può accedere rapidamente alle informazioni prendendo spunto visivo dal colore delle cartelle.
Project Space dedicato
Sebbene l’ufficio di una persona possa archiviare documenti relativi a vari progetti che le sono stati assegnati nel corso degli anni, il più delle volte sta lavorando solo a uno o pochi progetti alla volta. Con questo in mente, dedicare un cassetto specifico ai progetti in corso le consente di accedere rapidamente ai file appropriati senza dover setacciare cartelle su cartelle di informazioni di archivio irrilevanti. Lo spazio dedicato al progetto dovrebbe essere situato a portata di mano della sua scrivania. Una volta concluso un progetto, dovrebbe trasferire tutti i suoi file in un archivio separato, lasciando spazio per archiviare i documenti relativi al suo prossimo progetto.
Spot Check
Prima di concludere la sua giornata lavorativa, una persona dovrebbe eseguire un controllo a campione del suo spazio ufficio. Dovrebbe assicurarsi che tutti i documenti siano stati archiviati nella posizione corretta. Dovrebbe assicurarsi che tutta la carta da grattare e gli altri rifiuti siano stati smaltiti correttamente. Questa azione garantisce che il suo prossimo giorno lavorativo inizierà con uno spazio ufficio completamente organizzato.