Il business, indipendentemente dal settore, si basa su una comunicazione efficace. Se i membri del team aziendale non possono comunicare tra di loro, non comunicheranno in modo efficace con i clienti e le entità esterne. Gli educatori negli Stati Uniti, secondo il sito web dell’Università della California Irvine, riconoscono sempre di più il ruolo principale che la comunicazione ha tra i team aziendali di tutto il mondo e servono a preparare i giovani imprenditori a carriere basate sulla comunicazione attraverso corsi relativi a scrittura aziendale, presentazione, unità di gruppo, facilitazione e negoziazione di gruppo. Esistono tecniche di comunicazione del team aziendale efficaci per migliorare le relazioni commerciali e, a sua volta, aumentare la produttività e le entrate.
Evita la vaghezza
Gli uomini d’affari apprezzano un tiratore diretto, fiducioso nelle sue opinioni e pieno di tatto con la sua consegna. La vaghezza favorisce l’insicurezza e la timidezza, due tratti aziendali poco attraenti. La semplicità può essere applicata in diversi punti vendita all’interno del tuo team aziendale e contribuirà positivamente alla dinamica del gruppo.
Scrivi come parli. Questo vale per e-mail, lettere commerciali, promemoria e note. Indica il motivo della lettera nel primo paragrafo. I membri del tuo team probabilmente non hanno il tempo di vagliare diversi paragrafi per capire lo scopo dell’email. Indica uno scopo, quindi utilizza il corpo della lettera per rispondere a eventuali domande aggiuntive.
L’apertura manterrà in movimento una riunione. Se sei mai stato in una stanza con persone che hanno paura di condividere la loro opinione, conosci la frustrazione che comporta portare a termine un compito con queste persone. Esprimi con tatto la tua opinione quando ti viene chiesto, in modo che non ci sia confusione e che l’incontro possa andare avanti.
Quando chiami qualcuno, hai il controllo della conversazione perché hai avviato la discussione. Non appena la persona risponde, digli chi sei e perché stai chiamando. Trasmetti il tuo messaggio in modo conciso e chiaro e lascia loro il tempo di porre domande tra ogni punto.
Facilitare in modo democratico
Ogni membro che contribuisce a un team aziendale deve facilitare le riunioni di volta in volta. Con una preparazione adeguata e tattiche di gruppo, puoi facilitare una riunione del team aziendale in modo fluido ed efficiente, anche se non sei un manager.
Vieni preparato. Prima della riunione, traccia l’ordine del giorno dell’intera riunione. Fai uno schema di punti di discussione, domande, preoccupazioni e strategie in un documento ben organizzato. Memorizza alcuni punti ed esercitati a consegnarli.
Controlla la direzione della riunione senza dominare la conversazione. Un buon facilitatore dell’incontro porterà il gruppo da un punto all’altro, facendo domande e ispirando gli altri a parlare. Se il gruppo esce dall’argomento, riportalo sottilmente dove deve essere.
Cerca risposte certe. Una volta che tutti sono intervenuti su ogni argomento, arriva a una risoluzione, ripetendo al gruppo ciò che è stato deciso. In questo modo eviterai confusione e sorprese in seguito.
Rappresenta il team
Indipendentemente da come ti senti su un determinato problema, è essenziale che tu comunichi ai clienti e agli affiliati esterni le decisioni prese dal tuo team – niente di più, niente di meno. Se non sei d’accordo con certe idee, non è appropriato dirlo ai clienti. Dire ai clienti che il tuo team ha deciso in un modo ma che non sei d’accordo rappresenta per i clienti disunità e incoerenza all’interno del tuo team. Lo vedranno come un segno di debolezza e potrebbe danneggiare la tua relazione con loro a lungo termine.
Descrivi sempre il tuo gruppo come unito e sulla stessa pagina, anche se pensi che sia meglio esprimere la tua opinione. Un fronte unificato è più importante che concordare con un cliente a un pranzo di lavoro.