Una responsabilità primaria di un piccolo imprenditore è quella di sviluppare piani, o budget, che formalizzano gli obiettivi operativi di un’azienda e li esprimono come criteri di performance finanziaria che devono essere soddisfatti dai manager e dalle unità organizzative. I budget misurano il raggiungimento di questi obiettivi monitorando il deflusso di risorse economiche necessarie per raggiungere gli obiettivi e l’afflusso di risorse che risulta dal raggiungimento degli obiettivi. Ad esempio, per identificare le risorse da utilizzare per produrre ricavi, il proprietario di una piccola impresa fa affidamento sui budget operativi, comprese le vendite, la manodopera e le spese generali. A sua volta, il budget delle spese in conto capitale guida gli investimenti dell’imprenditore in attività e progetti a lungo termine che, a loro volta, genereranno profitti. Una piccola impresa richiede anche un budget di cassa per proiettare la domanda di cassa e abbinare tale domanda alle fonti di cassa disponibili per l’azienda.
Budget operativi
Gli obiettivi operativi, le strategie ei piani d’azione a lungo termine di una piccola impresa sono monetizzati e presentati nei budget operativi, come le vendite, l’inventario delle materie prime e i budget di produzione. I budget operativi vengono creati durante un ciclo di budgeting annuale che inizia con una revisione della strategia di un’azienda, che può includere lo sviluppo di nuovi prodotti o l’introduzione di prodotti in nuovi mercati. Durante la revisione della strategia, la direzione aziendale sviluppa piani a breve termine che allineano le operazioni aziendali con la propria strategia. Ad esempio, l’azienda potrebbe sviluppare una nuova campagna di marketing o costruire una nuova struttura. I leader dell’azienda propongono quindi la combinazione di prodotti e servizi che genereranno ricavi di vendita per il periodo di budget. Ad esempio, la direzione potrebbe stimare che la maggior parte dei ricavi delle vendite dell’azienda sarà ottenuta attraverso l’introduzione di nuovi prodotti piuttosto che la vendita di prodotti esistenti. Queste informazioni vengono combinate con i dati storici di vendita e i dati di mercato per creare una previsione di vendita. La previsione di vendita approvata funge quindi da base per il budget di vendita, che funge da punto di partenza per altri budget operativi. Il budget di vendita è il primo budget operativo creato in quanto la previsione dei ricavi di vendita rappresenta i dollari massimi che saranno disponibili per coprire le spese operative e produrre l’utile netto desiderato. Dopo l’approvazione del budget di vendita, ogni reparto budget le risorse che spenderà per supportare il livello di vendita pianificato. Il budget di vendita, in combinazione con acquisti, spese di vendita e altri budget che rappresentano la produzione, i costi di servizio e le spese operative, costituisce il budget principale per il periodo di budget. Questo budget principale è un elemento chiave nella creazione di un conto economico pro forma, che proietta la redditività dell’azienda ed è un elemento del piano aziendale annuale di un’azienda.
Budget di vendita
I ricavi di vendita documentati nel budget di vendita stabiliscono i dollari massimi disponibili per coprire i costi di produzione e vendita del prodotto o servizio dell’azienda e ottenere un profitto. I tre elementi principali del budget di vendita sono il numero totale di unità da vendere durante un periodo di budget, il prezzo di vendita per unità e il fatturato totale. Ad esempio, se le vendite totali previste di una società per gennaio sono 10,000 unità al prezzo di $ 5 per unità, il budget di vendita totale per gennaio è $ 50,000. Se si prevede che il volume delle vendite aumenti di 100 unità al mese, la previsione delle vendite di febbraio è di $ 50,500, oppure le vendite di gennaio di $ 50,000 più 100 unità moltiplicate per $ 5 per unità equivalgono a $ 50,500.
Budget delle spese in conto capitale
Una piccola impresa rimane un’impresa in corso grazie in parte alla sua capacità di adeguare rapidamente la propria strategia e il relativo piano finanziario in risposta alle mutevoli condizioni ambientali. Ad esempio, un’azienda potrebbe assumere ulteriori venditori quando viene introdotto un nuovo prodotto o un’azienda potrebbe ridurre la produzione per far fronte a un calo delle vendite di prodotti. Tuttavia, un progetto di capitale è un elemento del piano aziendale di un’azienda che richiede l’impegno a lungo termine delle risorse aziendali. Di conseguenza, anche se una società sceglie di annullare un progetto di capitale in risposta alle condizioni di mercato, è probabile che l’onere finanziario del progetto rimanga, così come i costi di opportunità derivanti dalla rinuncia ad altre alternative di investimento a favore del progetto di capitale selezionato. Pertanto, è essenziale che una piccola impresa utilizzi i budget di capitale come mezzo per valutare e classificare i progetti di capitale sulla base del flusso di cassa della vita previsto – investimento netto più flussi di cassa netti – per determinare quale progetto genererà un ritorno finanziario sufficiente a garantire l’investimento di capitali a lungo termine. Dopo l’approvazione di un progetto di capitale, il budget di capitale approvato serve ad autorizzare la spesa in conto capitale durante il periodo di budget.
Budget di cassa
Gli obiettivi aziendali specificati nei budget operativi e nel budget di capitale sono finanziati con dollari previsti e controllati utilizzando un budget di cassa. Il proprietario di una piccola impresa fa affidamento su un budget di cassa per garantire che la liquidità sia a disposizione per soddisfare gli attuali obblighi finanziari. Tuttavia, il budget identifica anche la liquidità in eccesso che può essere investita per soddisfare meglio i futuri requisiti di budget. Per creare il budget di cassa, la direzione stima i flussi di cassa per un periodo di budget utilizzando una formula in due fasi. Il saldo di cassa all’inizio di un periodo di budget – il saldo di cassa finale per il periodo precedente – viene aggiunto alla liquidità stimata ricevuta durante il periodo per ottenere la liquidità disponibile durante il periodo. La liquidità stimata erogata viene quindi sottratta dalla liquidità disponibile per determinare la liquidità disponibile alla fine del periodo di budget. Esaminando il saldo di cassa finale registrato per ciascuna sequenza di budget di cassa mensili, il proprietario di una piccola impresa determina non solo la quantità di denaro disponibile alla fine di ogni mese, ma anche il numero di mesi durante i quali il denaro sarà disponibile per finanziare le operazioni quotidiane e i progetti di capitale. È questa tendenza del flusso di cassa che innesca gli sforzi di gestione per ottenere finanziamenti aggiuntivi o identificare opportunità di investimento.