Sebbene la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team siano essenziali per il successo del lavoro di progetto, non è sempre vitale o addirittura consigliabile includere ogni persona in ogni fase delle operazioni. In effetti, può essere più efficace essere selettivi nel decidere quali membri del team dovrebbero avere un ruolo pratico nelle varie fasi e quali sono meglio serviti essendo aggiornati secondo necessità.
Brainstorming e pianificazione preliminare
Tutti i membri del team dovrebbero idealmente essere coinvolti nelle prime fasi delle riunioni di pianificazione del progetto e delle attività in cui si stanno formando gli elementi essenziali di un piano. Ciò include sessioni di brainstorming, sessioni di strategia, definizione di obiettivi e obiettivi e assegnazione di incarichi. Ciò garantisce il consenso di tutte le parti, stabilisce le aspettative individuali e di gruppo e crea un ambiente di squadra coeso.
Segmentazione del progetto
Man mano che un progetto, un’attività o un incarico prende forma e vengono stabiliti ruoli e responsabilità specifici, è più efficace per i membri del team incontrarsi in gruppi più piccoli per concentrarsi sui singoli elementi del lavoro. Portare tutti a discutere un piccolo elemento ha il potenziale per far perdere tempo che altrimenti potrebbe essere speso concentrandosi su obiettivi fondamentali individuali. Inoltre, i piccoli gruppi di lavoro possono spesso lavorare più velocemente e in modo più efficiente di quelli grandi.
Aggiornamenti del progetto
Ogni volta che devono essere fatti annunci importanti o cambiamenti di direzione, tutti i membri del team dovrebbero essere inclusi. Ciò riduce il potenziale di comunicazione errata o incomprensione e consente ai team leader di affrontare collettivamente domande e dubbi. Riduce anche il potenziale di dicerie o pettegolezzi che potrebbero far deragliare un progetto o impedire il progresso.
Apri Opzioni riunione
Un compromesso per essere completamente inclusivi o esclusivi con riunioni e attività è utilizzare un’opzione di riunione aperta. Seguendo questo approccio, viene annunciata una sede, richiesta la partecipazione di giocatori chiave e l’incontro rimane quindi aperto ad altri membri del team se sentono la necessità di partecipare. Ad esempio, un reparto marketing può tenere una riunione per discutere di nuovi progetti di logo e richiedere la partecipazione del personale del reparto grafico e artistico. La riunione viene quindi lasciata aperta a tutti gli altri membri del team che hanno un interesse acquisito nel progetto. Questi eventi aperti dovrebbero seguire un programma rigoroso per garantire che lo scopo principale del raduno rimanga concentrato e sulla buona strada.
Mantenere la comunicazione
La comunicazione tra i membri del team è essenziale, ma non richiede necessariamente un’interazione di persona costante, onnicomprensiva. Rapporti scritti regolari del dipartimento, aggiornamenti del progetto e annunci possono essere condivisi collettivamente tramite e-mail o promemoria di gruppo. I rappresentanti dei team possono anche essere chiamati a partecipare alle sessioni di strategia e riferire ai sottogruppi. Prestare attenzione quando si inviano tramite posta elettronica al gruppo informazioni non necessarie pertinenti a tutti i membri del team. Troppe email possono causare un sovraccarico e informazioni importanti possono essere perse durante la riproduzione casuale.