Quando stipuli un contratto per svolgere un lavoro per la tua azienda, hai bisogno di un modo per monitorare e valutare le prestazioni dei tuoi appaltatori. Un piano che include indicatori di prestazioni chiave misurabili può mantenerti concentrato su metriche del mondo reale che ti consentono di valutare oggettivamente il lavoro a contratto. Le misurazioni dei KPI nel tuo piano possono includere elenchi di controllo, linee guida e scorecard che valutano le prestazioni delle persone che paghi per fornirti beni e servizi.
Materiali e forniture di valutazione
Il tuo piano può includere un metodo per valutare le merci che ricevi in base ai contratti. Includere un elenco di controllo dei criteri che devono essere soddisfatti per tutte le forniture. Ad esempio, valutare i materiali in base alla loro conformità alle specifiche, annotare la percentuale di materiali o forniture che arrivano danneggiati e registrare eventuali parti malfunzionanti. Un piano che include queste liste di controllo ti fornirà dati concreti che puoi utilizzare come parte della tua scorecard KPI.
Misurazione dei tempi di ciclo dell’ordine
Una delle misurazioni KPI nel tuo piano può concentrarsi sul ciclo di ordinazione. Il tuo piano dovrebbe stabilire intervalli di tempo accettabili dall’ordine alla consegna e fornire un sistema di valutazione per gli appaltatori basato su tali intervalli di tempo. Ad esempio, se prevedi che i prodotti vengano consegnati entro due settimane dall’ordine, un appaltatore che soddisfa questo standard potrebbe ricevere una valutazione di 1. Gli appaltatori che ritardano la consegna di 2, 3, 4 e 5 giorni dopo la scadenza potrebbero ricevere una valutazione di 2 , 3, 4 e 5 rispettivamente. Questo indicatore può aiutarti a identificare prontamente i contratti che ti costano tempo e denaro a causa dei ritardi.
Valutare il lavoro in corso
Per i contratti che coinvolgono prodotti fabbricati, il tuo piano KPI può valutare la trasparenza dei tuoi appaltatori. Ad esempio, dovresti ricevere una risposta precisa e tempestiva dall’appaltatore quando chiedi informazioni sui progressi. Il tuo indicatore può valutare gli appaltatori in base alla rapidità con cui rispondono alle tue richieste e al dettaglio dei loro rapporti. Gli appaltatori con il punteggio più alto saranno quelli che rispondono alle telefonate lo stesso giorno in cui vengono ricevute e forniscono quantità o percentuali specifiche quando spiegano quanta produzione è stata fatta. Il tuo piano può includere una valutazione bonus per gli appaltatori che ti invitano a ispezionare i lavori in corso.
Verifica dei prezzi
Il piano KPI dovrebbe stabilire procedure per confrontare i prezzi effettivamente pagati con i prezzi concordati nel contratto. Questo piano può tenere conto di lievi variazioni dovute a circostanze impreviste, come i ritardi meteorologici che causano un aumento dei prezzi delle materie prime per l’appaltatore. In generale, tuttavia, il tuo piano dovrebbe mostrare come conciliare i prezzi pagati con i prezzi concordati ed elencare eventuali rimedi per discrepanze, come la trattenuta del pagamento finale o la richiesta di una spiegazione scritta.