Indipendentemente dalla natura del tuo progetto imprenditoriale, una corretta comunicazione è fondamentale per il successo. Portare un progetto in tempo e nel rispetto del budget richiede il contributo e la collaborazione di ogni membro del team ed è essenziale che ogni membro del team mantenga linee di comunicazione chiare con il project manager durante tutte le fasi del progetto. Esistono numerosi strumenti e tecniche che i manager e i leader di progetto possono utilizzare per garantire che tutti stiano facendo progressi con l’avvicinarsi della data di fine del progetto.
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Assicurati che tutti i membri del team utilizzino lo stesso set di prodotti di comunicazione. Tutti coloro che lavorano al progetto dovrebbero condividere un prodotto di comunicazione istantanea per aumentare la comunicazione del dipartimento. Gli utenti dovrebbero anche utilizzare la stessa piattaforma di posta elettronica in quanto ciò semplificherà la pianificazione degli appuntamenti, l’invio di allegati e la condivisione delle note.
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Pianifica una riunione settimanale permanente all’inizio del progetto e rispetta il programma della riunione il più strettamente possibile. Anche se ci saranno sempre emergenze che forzeranno la riprogrammazione, o addirittura l’annullamento, della riunione sullo stato del progetto, è importante incontrarsi il più spesso possibile. Le riunioni regolari sono il modo migliore per identificare possibili problemi che potrebbero costringere il progetto a rimanere in ritardo sulla pianificazione.
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Configurare uno spazio di lavoro condiviso su Internet o sull’intranet aziendale e utilizzare quel sito per condividere documenti invece di inviare e-mail piani e note di progetto avanti e indietro. Contatta il tuo amministratore di rete per impostare un sito dedicato per il tuo progetto.
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Pianifica incontri individuali con i membri chiave del team di progetto mentre si avvicinano le scadenze importanti. Chiedere ai membri del team di portare alla riunione tutti gli elementi del progetto consegnabili in modo che possano essere esaminati. Molti progetti falliscono perché i membri del team pensano di essere sulla buona strada quando in realtà stanno lavorando a qualcosa che è al di fuori dell’ambito del progetto vero e proprio.
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Comunicare regolarmente con il team di gestione man mano che il progetto procede. Assicurati che il team di gestione comprenda l’ambito del progetto e come sta procedendo. Fornire aggiornamenti regolari sul progetto e programmare incontri individuali con i responsabili pertinenti se il progetto rischia di essere in ritardo sulla pianificazione o di andare oltre il budget.