Sebbene i promemoria dei processi contabili significativi non abbiano la trama del tuo romanzo preferito, forniscono il controllo sui rendiconti finanziari della tua azienda. La documentazione dei processi contabili significativi è essenziale per garantire che l’attività aziendale sia contabilizzata in modo coerente e in conformità con i principi contabili generalmente accettati. Comprendere i passaggi nella creazione di un promemoria del processo contabile può aiutarti a implementare questa procedura nella tua piccola impresa.
Ciclo di transazione
La documentazione del processo contabile è generalmente gestita dal ciclo delle transazioni. Ad esempio, tutti i processi contabili relativi agli acquisti sono spesso inclusi nella stessa nota del processo contabile. Nelle piccole imprese che sono abbastanza grandi da supportare un reparto contabile, la documentazione viene solitamente avviata da un responsabile o controllore contabile che determina i tipi di transazioni di natura abbastanza ordinaria da documentare in una politica. Nelle aziende più piccole, questo processo viene solitamente ripreso dal contabile solitario dell’azienda. Una volta identificate, queste transazioni vengono raggruppate per ciclo di transazione e inizia la documentazione del processo.
Approvazioni e controllo interno
La documentazione del processo contabile dovrebbe includere descrizioni di eventuali approvazioni o attività di controllo interno che vengono seguite durante l’elaborazione di una transazione. Ad esempio, la maggior parte delle aziende richiede livelli di approvazione a più livelli quando si effettuano acquisti. Una tipica politica di approvazione a più livelli consente ai dipendenti di spendere fino a un certo livello senza approvazione, gli acquisti più grandi richiedono l’approvazione del supervisore o del manager e gli acquisti più grandi richiedono l’approvazione del proprietario. Procedure simili sono spesso emanate per l’approvazione del credito e la stipula di contratti per conto dell’azienda. Qualunque sia l’approvazione che imposti per la tua azienda, documentare il controllo è solo metà della battaglia. Inoltre, è necessario garantire che il personale dell’azienda segua i dipendenti per assicurarsi che le regole vengano rispettate.
Trattamento contabile
La sezione più importante di un promemoria di un processo contabile è la descrizione del trattamento contabile. Un trattamento contabile è una descrizione di come devono essere contabilizzate le transazioni. I principi contabili generalmente accettati spesso consentono discrezionalità nella scelta di un trattamento contabile, ma di solito richiedono che la procedura sia applicata in modo coerente. Documentando la posizione dell’azienda sulla contabilità delle transazioni di routine, i proprietari di piccole imprese possono assicurarsi che l’azienda tenga conto delle attività commerciali in modo coerente. Questa sezione dovrebbe includere una descrizione della transazione, la corretta contabilizzazione della transazione, una citazione del principio contabile pertinente applicato e la procedura richiesta per ottenere l’approvazione se è necessario deviare dalla procedura.
Change Management
La revisione e l’aggiornamento dei promemoria dei processi contabili dovrebbero avvenire almeno una volta all’anno o quando vengono apportate modifiche importanti al modo in cui opera l’azienda. Per assicurarsi che le modifiche siano documentate in modo tempestivo, i proprietari di piccole imprese dovrebbero valutare le modifiche nella parte aziendale della procedura di chiusura mensile. Se i proprietari esaminano l’azienda per eventuali modifiche rilevanti nell’ambito di una revisione mensile dei risultati aziendali, eventuali modifiche verranno registrate entro il mese in cui si verificano. Ad esempio, supponiamo che una rivista offra una nuova opzione di abbonamento di un anno invece di vendere solo riviste nei negozi locali. Questa modifica richiede che il proprietario stabilisca come contabilizzare le entrate derivanti dall’abbonamento. Scoprendo le specifiche della nuova offerta alla fine del mese, anche un proprietario che non gestisce attivamente l’attività può garantire che vengano seguite le procedure corrette.