Senza una documentazione approfondita, un’azienda può far ribaltare la situazione da un ex dipendente scontento che legittimamente e giustamente licenziato. Il risultato può essere una costosa esperienza di contenzioso. Documentare oggettivamente incidenti, prestazioni scadenti e conversazioni con un dipendente può aiutare a stabilire credibilità e supportare le tue affermazioni quando arriva il momento di licenziare un lavoratore.
Date
Ogni volta che si verifica un incidente o una conversazione tra te e un dipendente problematico, è importante documentare la data in cui si è verificato. Includere le date di tali eventi può aiutarti a isolare ogni evento e stabilire gli schemi che noti quando prepari la documentazione per la cessazione di un dipendente. La documentazione degli eventi mostrerà anche che la decisione di licenziare un dipendente non è avvenuta senza una registrazione degli incidenti precedenti.
Violazioni
In un articolo per la Society Human Resource Management, H. Ann Liroff scrive che è necessario documentare tutte le violazioni dei dipendenti nella cartella del personale di un dipendente non appena si verificano. Le violazioni devono corrispondere alle politiche dell’azienda e al manuale delle procedure e possono includere prestazioni scadenti, violazioni del contratto, azioni illegali, comportamento non etico, bassa produttività, assenteismo, ritardo, insubordinazione, pratiche non sicure e comportamenti dirompenti. Quando si documenta una violazione, è necessario includere, se applicabile, la lingua utilizzata dal dipendente, in che modo l’incidente ha influito sui doveri del dipendente e in che modo ha influito sul dipartimento o sull’azienda nel suo complesso. Utilizza le note che hai scritto nel file del personale di un dipendente per creare un elenco di violazioni e le relative date nei documenti di risoluzione.
Conversazioni e valutazioni
Quando si documenta una violazione, includere note riguardanti le azioni intraprese o le conversazioni avute con il dipendente. Conversazioni dettagliate che hai avuto con il dipendente in merito alle carenze di prestazioni, alle loro conseguenze, nonché a linee guida realistiche e scadenze che hai impostato per il miglioramento. Tali note aiutano a far rispettare azioni disciplinari giustificabili o una risoluzione. Rendere un dipendente a conoscenza di tale documentazione la rende anche consapevole delle conseguenze negative.
valutazioni
Oltre alle conversazioni, documenta le valutazioni dei dipendenti eseguite, le riunioni che hanno avuto luogo per valutare i progressi di un dipendente verso gli obiettivi stabiliti e il livello di partecipazione del dipendente durante il processo. È una buona idea emettere avvisi per iscritto e far firmare al dipendente problematico un documento che attesti la ricezione del documento. Questo riconoscimento può aiutare a sostenere il fatto che il dipendente ha ricevuto un avvertimento ed è stato informato delle possibili conseguenze. Includere informazioni relative a conversazioni, valutazioni e avvisi in un documento di licenziamento dei dipendenti.
Azioni disciplinari
Annotare sempre le azioni disciplinari inflitte a un dipendente nelle pratiche del personale e nei documenti di licenziamento. Le azioni disciplinari possono includere una retrocessione, un periodo di prova o una sospensione. Includere il risultato di qualsiasi azione disciplinare nelle note.