Le lettere commerciali sono generalmente molto più formali delle lettere personali. Sebbene le lettere siano formali, dovrebbero comunque essere di tono caldo e di natura positiva. Se stai scrivendo in risposta a una situazione spiacevole, il linguaggio della lettera dovrebbe essere comunque educato e non dovrebbe essere antagonista o minaccioso. La formattazione di una lettera commerciale e il tipo di carta su cui è stampata la distinguono anche dalle lettere personali o sociali.
Semplice e conciso
Una lettera commerciale deve essere breve. Dovresti essere in grado di affermare il tuo punto o fare la tua richiesta entro pochi brevi paragrafi. Vai direttamente al punto della tua lettera nel primo paragrafo, se non nella prima frase. Il secondo paragrafo della lettera dovrebbe espandere il tuo punto e aggiungere informazioni di supporto, mentre l’ultimo paragrafo rafforza il tuo punto e chiude la lettera. Mantieni le frasi brevi ed evita di usare parole insolite.
Qualità linguistiche
La lingua di una lettera commerciale deve essere chiara. Chiunque legga la lettera dovrebbe essere in grado di vedere cosa stai chiedendo senza dover rileggere frasi o cercare parole. Oltre ad essere chiara, una lettera commerciale deve essere accurata e fornire un’immagine completa alla persona che la legge. Se sei eccessivamente prolisso in una lettera, sacrifichi anche la chiarezza, quindi la lettera dovrebbe contenere solo informazioni e linguaggio rilevanti per il tuo scopo. Ricorda di usare un linguaggio educato e di mantenere un tono amichevole usando “per favore” e “grazie”.
formattazione
Le lettere commerciali seguono un formato specifico che le rende semplici da leggere. L’indirizzo del mittente dovrebbe essere in cima alla lettera con la data e l’indirizzo del destinatario sotto di essa. Il saluto corretto è “Gentile”, seguito dal nome del destinatario e da due punti. A meno che tu non conosca personalmente il destinatario, è meglio usare il suo cognome e titolo, ad esempio “Mr. Jones”, invece del suo nome. Lascia una riga vuota dopo il saluto, quindi digita il primo paragrafo. Non è necessario far rientrare la prima riga del paragrafo. Usa la spaziatura singola per i paragrafi e lascia una riga vuota tra ciascuno. Alla fine della lettera, digita una chiusura come “Cordiali saluti”, lascia quattro spazi per la tua firma, quindi digita il tuo nome.
Proprietà fisiche
Stampa lettere commerciali su carta di formato standard. È possibile scegliere di stampare la lettera su carta intestata, che di solito è più pesante della carta da copia. Se utilizzi carta intestata, non è necessario digitare il tuo indirizzo nella parte superiore della lettera. Usa inchiostro di qualità che non sbavature o sbiadisca per stampare la lettera. Se stai spedendo la lettera, utilizza una busta di dimensioni aziendali.