Il tempo flessibile, il telelavoro e la distribuzione della forza lavoro rendono la comunicazione online efficace del team più importante che mai. La collaborazione in tempo reale, su lunghe distanze, aiuta i manager a gestire efficacemente il flusso di lavoro e consente ai membri del personale di rimanere in contatto tra loro. L’ufficio virtuale di oggi dispone di diversi strumenti per mantenere i dipendenti connessi indipendentemente da dove lavorano.
Una parte standard di qualsiasi ambiente d’ufficio, la posta elettronica è il vecchio standby. Quasi tutti nel mondo del lavoro conoscono le basi della posta elettronica ei reparti IT aziendali hanno per lo più capito come distribuire efficacemente la posta elettronica su larga scala, con criteri di conservazione appropriati, per la propria base di utenti.
Le piccole imprese, in particolare gli abiti da solista con molti clienti, in genere guardano all’email come modalità principale di comunicazione online. Essendo una tecnologia matura, la posta elettronica è semplice e affidabile e consente una traccia cartacea dettagliata.
Videoconferenze
La videoconferenza manca ancora di adozione di massa, sebbene eccelle come soluzione di comunicazione in tempo reale. Con una semplice webcam, microfono e altoparlanti, gli utenti in molti luoghi diversi chiamano in una riunione centrale per partecipare alla discussione visivamente e acusticamente.
Le grandi aziende a volte ospitano sale di videoconferenza dedicate con apparecchiature di livello professionale e sofisticate reti audiovisive. Tuttavia, anche le aziende più piccole possono abbonarsi a servizi online, come WebEx, per utilizzare un semplice browser Internet come struttura per videoconferenze, presentazioni e condivisione di documenti robuste basate su webcam.
Messaggistica istantanea
I servizi di messaggistica istantanea hanno il vantaggio di immediatezza e praticità: è sufficiente digitare una domanda o un commento in una casella e apparirà sullo schermo di un membro del team.
Le normative aziendali che impongono la conservazione dei documenti elettronici mettono molti programmi di messaggistica istantanea per uso personale, come Yahoo! Messenger e AOL Instant Messenger, pronti per il normale utilizzo aziendale. Tuttavia, alcuni strumenti di messaggistica di livello aziendale, tra cui Office Communicator di Microsoft, registrano le trascrizioni e consentono la condivisione del desktop o le videochiamate interne, inoltre si integra con il server Microsoft Exchange per collegarsi alla directory e agli elenchi di indirizzi sul server di posta principale.
SharePoint
Microsoft SharePoint offre una piattaforma robusta e configurabile per la condivisione di documenti, commenti, discussioni, sondaggi ed elenchi di flussi di lavoro (attività). I siti di SharePoint consentono autorizzazioni di accesso molto granulari e il framework di SharePoint è estendibile con vari plug-in che offrono funzionalità aggiuntive.
Le distribuzioni di SharePoint sono comuni nelle grandi aziende. Tuttavia, sebbene il server SharePoint sia al di là dei mezzi finanziari di molte piccole imprese, molte società di hosting forniscono servizi di terze parti a partire da $ 10 al mese per piani semplici.
Tip
La tecnologia consente livelli più elevati di produttività e una comunicazione più efficace. Tuttavia, ci sono ampie prove che troppa comunicazione – un diluvio di informazioni – in realtà indebolisce la produttività. La rivista CIO riporta una ricerca del settore che suggerisce che oltre il 40% dei responsabili IT afferma di essere bombardato da troppe informazioni e non è in grado di elaborarle in modo efficace.
Per mantenere il funzionamento dei team al massimo, imposta limiti alla disponibilità, inclusi periodi di non interruzione, in modo che i singoli dipendenti possano lavorare in pace.