Di solito, una copia cartacea di una lettera commerciale viene inviata a un singolo destinatario. In alcuni casi, il mittente può voler inoltrare una copia della lettera ad una o più altre persone, indicate sulla lettera come copia carbone, o cc, destinatari. Quando non vuoi che il destinatario principale oi destinatari cc della lettera sappiano che hai inviato la lettera a una terza parte, invii una copia per conoscenza nascosta, chiamata anche copia di cortesia cieca.
Copia carbone cieco
Inizialmente, la copia per conoscenza nascosta, o bcc, veniva utilizzata per inviare una copia di una lettera commerciale a una persona o alle parti interessate senza che i loro nomi comparissero sulla lettera. Lo scopo principale dell’utilizzo di una designazione Ccn è proteggere l’identità o la privacy di un destinatario. Dall’emergere della posta elettronica, l’uso del bcc è una cortesia che mantiene riservati gli indirizzi di posta elettronica delle persone che non si conoscono. Quando l’indirizzo e-mail di una persona viene inserito nel campo Ccn, le altre persone che ricevono una copia della corrispondenza commerciale non sanno che qualcun altro sta ricevendo la lettera.
Tecnica
Spesso un’azienda o un’organizzazione invia la stessa lettera a più destinatari. Per produrre un Ccn per lettere commerciali cartacee, creane una copia aggiuntiva. Digita o scrivi “ccn:” e il nome della persona in fondo alla copia del file e la copia della lettera del destinatario in ccn dopo la chiusura e la firma. Giustifica le informazioni a sinistra per un formato corretto della lettera commerciale. Spediscilo alla persona a cui è destinata la copia nascosta. Anche se il destinatario Ccn può vedere i nomi del destinatario principale e di tutti i destinatari Cc della lettera, queste persone non sapranno che esiste un destinatario Ccn. Il mittente è l’unica persona che sa che esiste un destinatario Ccn.
Rischi
La copia alla cieca di lettere commerciali stampate è stata a lungo una pratica comune per tenere informati gli altri sull’andamento o lo stato di una situazione. Sebbene la copia alla cieca di una lettera protegga elettronicamente le informazioni di contatto personali nascondendo l’indirizzo e-mail agli altri destinatari della lettera, l’uso della funzione e-mail “rispondi a tutti” in alcuni programmi di posta elettronica standard consente al destinatario principale di vedere chi altro ha ricevuto la comunicazione. In Outlook Express, eliminare il rischio selezionando “Invia risposte a” nelle opzioni del messaggio. Inserisci il tuo indirizzo e-mail. Anche se un destinatario preme il tasto “rispondi a tutti”, nel campo “A” apparirà solo il tuo indirizzo e solo tu riceverai un messaggio di risposta.
Etichetta BCC
Sebbene sia necessario essere cauti sull’uso di Ccn quando si inoltra la corrispondenza commerciale, ci sono situazioni in cui può essere pratico. Le organizzazioni spesso utilizzano Ccn quando inviano posta in blocco, in particolare per quanto riguarda una mailing list per la raccolta di fondi. Inoltre, quando altre persone hanno bisogno di sapere di una determinata situazione, ma ritieni che il destinatario principale della lettera si offenderebbe o si arrabbierebbe per aver condiviso le informazioni con altri, potresti decidere di inviare una lettera. Un’alternativa è inoltrare un riepilogo delle informazioni agli altri destinatari e far sapere al destinatario principale della lettera a chi hai fornito un riepilogo. A volte potresti ritenere necessario copiare alla cieca la corrispondenza con qualcuno più in alto nella catena di comando. In questo modo il personale principale viene informato su una situazione senza essere preoccupante per la persona a cui è destinata la lettera. Il modo migliore per evitare sentimenti negativi è inviare lettere o corrispondenza e-mail separatamente a ciascuna persona.