Prendere buoni appunti è fondamentale per massimizzare l’efficacia di una riunione e ti aiuterà a ricordare i punti importanti della presentazione. Microsoft spiega: “Sia che si prendano appunti a mano, su un dispositivo mobile o su un computer portatile, l’utilizzo di una strategia di appunti organizzata può aiutarti a ottenere risultati dalle riunioni”. Il tuo metodo per prendere appunti è una preferenza personale, ma dovresti tenere in considerazione lo scopo e la destinazione finali dei tuoi appunti.
Condiviso o privato
Se la tua intenzione è semplicemente ricordare i punti chiave della riunione per uso personale in seguito, prendi appunti in qualsiasi modo o formato tu scelga. EffectiveMeetings.com spiega: “Se non ti senti a tuo agio a fare affidamento sulla penna e sul blocco note, prova a utilizzare un registratore o, se sei un dattilografo veloce, porta un laptop alla riunione”. Tuttavia, se i tuoi appunti diventeranno disponibili ad altri, devi aderire a linee guida e stili più rigidi per ridurre al minimo la potenziale confusione quando i componenti li esaminano.
Stile e formato
Il formato delle note deve seguire una progressione logica, consentendo agli altri di comprendere facilmente il contenuto e conservare le informazioni importanti. Business-Conference-Call.net suggerisce di utilizzare un formato schematico tradizionale: “Esaurisci un sistema di numerazione alfabetica e numerica per tenere organizzato ciò che stai ascoltando”. Una struttura consente di aggiungere dettagli importanti su diversi argomenti senza confondere frecce, asterischi o altri segni. Ciò è particolarmente importante se la presentazione ritorna su un argomento precedentemente completato.
Notazioni rilevanti
Per migliorare la qualità dei tuoi appunti, concentrati solo sugli aspetti importanti della riunione o della presentazione. Business-Conference-Call.net consiglia: “Documenta tutti gli elementi chiave che devi ricordare o recuperare in un secondo momento, ma mantieni breve quello che scrivi o digiti”. Evita di notare punti che sono di buon senso o di cui sei già a conoscenza. EffectiveMeetings.com suggerisce di non tentare di prendere appunti letterali, ma di concentrarsi invece sui punti che vengono espressi, piuttosto che sulla verbosità usata dal presentatore.
Uso futuro
Dopo la riunione, esamina i tuoi appunti e aggiungi tutte le informazioni oi dettagli pertinenti che hai perso o omesso in precedenza. Gaebler.com suggerisce di farlo il prima possibile mentre la riunione o la presentazione sono ancora fresche nella tua memoria. Se hai preso appunti con carta e penna, trascriverli in un formato digitale aiuta anche a garantire che non vadano persi o distrutti, poiché il file può essere salvato sul disco rigido del tuo computer, caricato su un server aziendale, inviato tramite e-mail ai colleghi o salvato su una chiavetta USB.