Quando possiedi e gestisci un’attività con i dipendenti, devi stabilire e conservare i registri dei dipendenti e gli archivi del personale. Dal momento che i dipendenti possono andare e venire, potresti chiederti per quanto tempo dovresti aggrapparti ai registri dei dipendenti. L’Internal Revenue Service (IRS) pesa sui record relativi alle tasse dei dipendenti, come il libro paga, ma gli altri record dipendono dai tipi di record che hai per i dipendenti.
Libro paga
L’IRS consiglia di conservare i registri dei salari come la ritenuta fiscale fino a quando tu e il dipendente non potrete più presentare modifiche per quell’anno fiscale. Nel caso dei registri di lavoro, le linee guida dell’IRS dicono di conservare i registri per un minimo di quattro anni dopo aver pagato la tassa o la tassa è dovuta, a seconda di quale delle due date è successiva. L’esperta di piccole imprese Rieva Lesonsky suggerisce di conservare i registri del lavoro per un minimo di due anni e per un massimo di sette anni. Dice che la maggior parte degli stati ha un termine di prescrizione di due anni per le azioni legali presentate da ex dipendenti, quindi vuoi assicurarti di avere i documenti a portata di mano se ciò si verifica. Ai fini dell’auditing, dice Lesonsky, conservare i registri per sette anni, archiviare i documenti in ordine cronologico e quando i sette anni sono scaduti, è possibile distruggere o smaltire i documenti rapidamente e facilmente.
Contratti con i dipendenti
Se hai contratti di lavoro con i tuoi dipendenti, dovresti mantenerli per almeno 10 anni. Secondo Financial Web, dovresti “sbagliare dalla parte della cautela” e conservare i registri dei dipendenti per un periodo più lungo di quanto pensi possa essere necessario, nel caso in cui sorga un problema legale.
ADA e il Civil Rights Act del 1964
L’Americans with Disabilities Act (ADA) e il Civil Rights Act del 1964 richiedono di conservare i registri dei dipendenti per almeno un anno dopo che un dipendente ha lasciato l’azienda. Questo vale solo per le aziende con 15 o più dipendenti.
ADEA
L’Adea (Age Discrimination in Employment Act) colpisce i datori di lavoro con 20 o più dipendenti. Questa legge stabilisce inoltre che i registri dei dipendenti devono essere conservati per almeno un anno dopo che il dipendente ha lasciato l’attività.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Il Family Medical Leave Act disciplina le pratiche mediche che i datori di lavoro devono mantenere per i dipendenti. Quando un dipendente lascia l’azienda per un motivo medico che rientra nella FMLA, un datore di lavoro deve conservare i registri per almeno tre anni dopo che il dipendente lascia l’azienda.
Reclami e azioni legali
Gli esperti di Web finanziario affermano che, se un dipendente presenta una richiesta di risarcimento per un lavoratore, è necessario conservare questi record a tempo indeterminato. Se mai dovessi entrare in una causa legale con un dipendente attuale o ex dipendente, dovresti anche conservare i registri relativi alla causa a tempo indeterminato.