Un progetto consiste in una raccolta di attività che devono essere completate. Puoi organizzare queste attività iniziando da quelle più grandi e suddividendole in piccole attività. Puoi assegnare piccoli compiti e gestire le loro scadenze più prontamente di quanto puoi fare per grandi compiti. Se delinei il progetto in dettaglio, le scadenze, i risultati finali e le singole assegnazioni diventano visibili. Un tale schema può servire come riferimento per mantenerti in carreggiata.
Grafico organizzativo
La struttura può essere simile all’organigramma della tua azienda, con le attività più grandi in alto, seguite da attività sempre meno complesse. Se preferisci, puoi utilizzare un diagramma di Gantt. Questo grafico elenca le attività del progetto e descrive i risultati finali associati a tali attività. È possibile assegnare a ciascuna attività una data di inizio e di fine. Sia che si utilizzi l’organigramma o il diagramma di Gantt, l’idea è di pensare alle attività più piccole che portano alle attività più grandi e assegnare le scadenze per il completamento.
Compiti principali
Il tuo progetto potrebbe avere diversi compiti principali. Ad esempio, un progetto per implementare un nuovo software potrebbe includere attività come il completamento della programmazione, del test, della revisione e dell’implementazione del software. Questi potrebbero essere i titoli di ciascuna delle tue colonne. Se le attività principali dipendono l’una dall’altra, è possibile ordinarle in modo che diventi chiaro che l’una porta all’altra, ad esempio quando una revisione precede l’implementazione.
Attività di riepilogo
Le tue attività di riepilogo sono risultati di medie dimensioni. Questi includono diverse attività più piccole che sono state completate. Ad esempio, in un progetto di espansione, potresti avere attività di riepilogo che includono il completamento dei nuovi quartieri per l’occupazione, l’ordinazione e la ricezione di nuove attrezzature e la creazione di servizi di utilità nella nuova posizione. Ciascuna di queste attività di riepilogo comporta molte azioni prima che possano essere completate e portano all’attività più ampia di aprire una nuova filiale.
Pacchetti di lavoro
Le attività alla fine della struttura sono incarichi di lavoro effettivi. È possibile designare elementi specifici che devono essere consegnati, spiegare chi deve completarli e assegnare le scadenze. Puoi spuntare gli incarichi di lavoro completati sul tuo grafico per aiutarti a monitorare lo stato di avanzamento del progetto. Il tuo schema mostrerà come ogni piccola attività contribuisce al completamento del progetto e ti aiuterà a individuare potenziali problemi. Ad esempio, se un’attività cruciale non verrà completata entro la scadenza, è possibile vedere immediatamente quale attività successiva dovrà iniziare in un secondo momento perché dipende dalla prima attività.