Le aziende del settore dei trasporti forniscono servizi di distribuzione specializzati ai clienti, inclusa la logistica in entrata e in uscita. Le procedure di audit analizzano sistematicamente determinati elementi o registrazioni di un’azienda per garantire che gli standard di qualità, sicurezza e legali siano costantemente rispettati. Nel settore dei trasporti, le aziende spesso eseguono controlli per i registri dei salari, le politiche di sicurezza, la manutenzione delle apparecchiature e la conformità legale. Comprendere le diverse procedure di audit impiegate in questo settore può aiutarti a mantenere efficiente la tua attività di trasporto, pur rimanendo dalla parte giusta delle normative legali.
Audit sui salari
Le aziende di trasporto possono impiegare una serie di dipendenti non salariati, come i conducenti di camion che vengono pagati una tariffa fissa per miglio percorso o dipendenti pagati su base oraria con gli straordinari. Gli audit sui salari possono essere particolarmente vantaggiosi per le aziende che pagano ogni ora o su una scala a cottimo, per garantire che tutti i dipendenti siano stati retribuiti in modo equo e accurato per il lavoro svolto. Gli audit sui salari nel settore dei trasporti comportano l’analisi sistematica dei record di chilometraggio e delle schede orarie rispetto ai record di pagamento, alla ricerca di discrepanze tra guadagni e pagamenti effettivi. Se un audit sui salari rileva discrepanze importanti, può rivelare potenziali errori o frodi nel sistema contabile.
Audit della politica di sicurezza
La sicurezza è di fondamentale importanza nel settore dei trasporti, sia per ragioni legali che pratiche. Può essere utile controllare le politiche e le procedure di sicurezza di una società di trasporti, comprese le procedure di ispezione dei veicoli, i piani di risposta ai disastri e le politiche di segnalazione degli incidenti, per garantire che i piani e le procedure di sicurezza rimangano pertinenti ed efficaci nel tempo. Gli audit di sicurezza analizzano tutta la documentazione relativa a politiche e procedure, oltre a esaminare le relazioni sugli incidenti precedentemente archiviate per garantire che le politiche e le procedure siano effettivamente messe in atto. Un audit di sicurezza può confrontare i piani di sicurezza con incidenti reali e pericoli identificati per determinare l’efficacia pratica di una politica di sicurezza.
Audit delle apparecchiature fisiche
In qualità di fornitori di servizi, le società di trasporto fanno affidamento sulle loro attrezzature per generare reddito e aumentare la redditività. Pertanto, può essere utile condurre audit fisici di attrezzature produttive come camion, rimorchi, impianti di stoccaggio refrigerati e macchinari di carico. Gli audit fisici non solo assicurano che tutte le apparecchiature sui libri siano presenti e contabilizzate, ma possono anche controllare i registri di sicurezza, riparazione e utilizzo di ciascuna apparecchiatura per prevenire danni alle apparecchiature sovrautilizzate. Gli audit possono identificare veicoli e attrezzature che potrebbero dover essere sostituiti o messi fuori uso per la riparazione.
Audit di conformità legale
Le società di trasporto operano in un settore altamente regolamentato. Pertanto, gli audit di conformità possono essere un’attività importante da eseguire almeno una volta all’anno. Gli audit di conformità legale possono garantire che le politiche di sicurezza, gli standard delle apparecchiature, i registri contabili e la rendicontazione finanziaria rimangano in linea con i mandati statali e federali. Gli audit di conformità possono garantire che tutti i veicoli mantengano i test delle emissioni correnti, ad esempio, e che i registri contabili siano conformi ai principi contabili generalmente accettati.