Non importa quanto cerchiamo di mantenere un ufficio senza carta, c’è sempre e sarà sempre carta in giro. Di conseguenza, quei documenti devono in qualche modo diventare documenti permanenti per il nostro ufficio da copiare e archiviare. Molte fotocopiatrici sul mercato, grandi e piccole, che possono fare cose incredibili con i loro accessori con campanelli e fischietti, quindi è importante sapere come soddisfare le tue esigenze con la migliore fotocopiatrice.
Formazione e autorizzazioni
Sebbene tutti nel tuo ufficio dovrebbero sapere come far funzionare la fotocopiatrice, dovrebbero esserci una o due persone che sanno tutto quello che c’è da sapere sulla fotocopiatrice e cosa farà e cosa non farà. La maggior parte delle persone dovrà solo avvicinarsi alla macchina, posizionare l’originale nell’alimentatore documenti e premere il pulsante verde; altri potrebbero aver bisogno di sapere come ridurre e ingrandire, fascicolare, utilizzare la funzione fronte / retro e la funzione di perforazione a 3 fori o pinzatura. Tutti dovrebbero sapere cosa significano i simboli sul cruscotto e come cambiare il toner e il contenitore del toner usato e come sapere quale cassetto della carta sta segnalando la carta.
Le due persone che sanno tutto quello che c’è da sapere sulla macchina dovrebbero essere anche le più abili nella rimozione degli inceppamenti della carta. Una mossa sbagliata qui, come indossare un anello che potrebbe graffiare, potrebbe causare danni a un rullo o tamburo che potrebbero non essere coperti da un contratto di manutenzione.
Queste due persone dovrebbero anche essere le uniche autorizzate ad ordinare materiali di consumo per la fotocopiatrice per evitare di avere troppe cose a portata di mano o di essere scoperti da un “telefonino di toner” che può costare un sacco di soldi a un’azienda. Queste due persone dovrebbero anche essere le uniche a chiamare un tecnico dell’assistenza per riparare la fotocopiatrice.
Prenditi il tempo necessario per conoscere veramente quello che devi sapere sulla fotocopiatrice. Leggi il manuale o chiedi all’installatore di mostrarti i passaggi coinvolti. Prendi appunti e dovresti diventare un mago in pochissimo tempo.
Contratti di manutenzione
Sebbene i contratti di manutenzione possano sembrare un esborso costoso, in generale, valgono i soldi. Senza uno, dovrai pagare un tecnico per le parti e la manodopera per entrare. Una scheda elettronica fritta può facilmente prendere i soldi che pensavi di aver risparmiato non avendo un contratto di manutenzione. In generale, dovresti legare tutto in un unico accordo, forniture (eccetto la carta) incluse. Di solito è possibile impostarlo su un pagamento trimestrale o semestrale ai fini del budget.
Sei connesso?
La maggior parte delle fotocopiatrici di grandi dimensioni è collegata alla rete del computer, consentendo di impartire comandi alla fotocopiatrice dal monitor sulla scrivania. Questo può essere un enorme risparmio di tempo, che è denaro, ma ci vuole un po ‘per abituarsi. Altri che stanno copiando documenti potrebbero accidentalmente prendere il tuo progetto, o la fotocopiatrice potrebbe essere impegnata a fare il grande progetto di qualcun altro. Molti uffici sono dotati di una grande fotocopiatrice connessa e diverse più piccole posizionate convenientemente per il personale dell’ufficio.
Altri suggerimenti
In estate, la carta può inumidirsi e causare più inceppamenti della carta del normale. Conserva la tua carta in sacchetti di plastica o grandi vasche con una parte superiore sigillante.
Le fotocopiatrici possono essere molto colpite dall’elettricità statica, che possono danneggiarle. Posiziona un tappetino di gomma davanti e assicurati che l’installatore lo metta a terra correttamente. La fotocopiatrice deve essere collegata a un dispositivo di protezione da sovratensioni.
Spegnere le apparecchiature per ufficio alla fine della giornata per risparmiare energia.