Il tuo dipendente che lavora dietro il bancone decide se i proventi di una vendita in contanti vanno nel registro o nelle sue tasche. Lo skimming si verifica quando i contanti derivanti da una vendita non sono registrati nei libri contabili. Invece di scrivere una fattura, il denaro viene dirottato dalla tua azienda al tuo dipendente. La scrematura è difficile da rilevare perché è un crimine fuori dal libro senza traccia cartacea. Nella maggior parte dei casi, non esiste una fattura di vendita o un nastro di registrazione per dimostrare che la vendita è avvenuta. Tuttavia, puoi rilevare e prevenire lo skimming sapendo quali segni cercare.
Scrematura a breve termine
La scrematura a breve termine si verifica quando un dipendente preleva denaro da una vendita con l’intento di restituirlo in un secondo momento. Il dipendente può sostituire il denaro entro pochi giorni o settimane per nascondere il furto. Il tuo dipendente può chiamare una transazione “Nessuna vendita” per creare l’impressione che stia tenendo conto di tutte le transazioni commerciali. Non hai idea di aver appena concesso al tuo dipendente un prestito a breve termine senza interessi. Ora hai meno contanti a portata di mano per le tue operazioni aziendali. Puoi rilevare la scrematura a breve termine confrontando i tuoi rapporti di cassa giornalieri e cercando i giorni con insolite carenze e eccedenze di liquidità.
Vendite non registrate
Con la scrematura delle vendite non registrate, il tuo dipendente prende i soldi da una vendita e offre ai tuoi clienti la merce gratuitamente. Il cliente non riceve una ricevuta o una fattura per la transazione. L’esecuzione di un rapporto sull’inventario non rivela la mancanza di merce. Tuttavia, il grosso problema del tuo dipendente è che ha un articolo di inventario in meno disponibile da vendere. Puoi rilevare le vendite non registrate confrontando il tuo inventario effettivo con quello dei tuoi libri. Il calo dei livelli di inventario senza un corrispondente aumento delle vendite è una bandiera rossa per la scrematura delle vendite non registrate.
Falsi sconti
I dipendenti possono utilizzare in modo improprio gli sconti per i dipendenti per prelevare denaro dalla tua attività. Il tuo cliente paga il prezzo intero per la tua merce e il tuo dipendente incassa l’importo totale. Dopo che il cliente se ne va, il tuo dipendente fa scorrere la sua carta sconti per i dipendenti per abbassare l’importo della fattura. Tiene per sé la differenza di prezzo. I falsi sconti non vengono rilevati perché la vendita viene registrata nel sistema contabile. La fattura mostra gli articoli di merce che sono stati venduti e che l’importo in contanti riscosso più lo sconto per i dipendenti è uguale all’importo totale delle vendite. Ciò che la fattura non mostra è chi ha effettivamente acquistato la merce.
Prevenire e rilevare la scrematura
Il tuo sistema di contabilità e controlli ti aiutano a scovare la scrematura dei dipendenti. Previeni la scrematura a breve termine contando tu stesso il contante ogni giorno invece di lasciare che lo faccia il tuo dipendente. Identifica e monitora quali dipendenti sono responsabili della generazione delle fatture delle transazioni “Nessuna vendita”. Per combattere le vendite non registrate, effettua frequenti conteggi dell’inventario e confronta il numero effettivo con il numero del libro. Cerca discrepanze di conteggio insolite, modifiche nella quantità di contrazione dell’inventario e svalutazioni eccessive per merce danneggiata o distrutta. Per scoprire falsi sconti, imporre un limite in dollari all’importo dello sconto che un dipendente può richiedere ogni mese o approvare personalmente uno sconto per i dipendenti prima che venga applicato.