La struttura principale di Quickbooks è il piano dei conti. L’impostazione di questo include la decisione di quali conti di entrata e di uscita utilizzerai, quali beni attualmente possiede l’azienda e quali debiti sono stati contratti alla data di inizio del tuo file Quickbooks. Quando si imposta per la prima volta un nuovo file aziendale, Quickbooks offre la possibilità di scegliere un piano dei conti specifico del settore. Questa è una buona opzione in quanto ti offre un framework per iniziare che ti consente di aggiungere ed eliminare account come meglio credi.
Conti di entrate e uscite
Utilizzando il piano dei conti fornito in base al tuo settore, rivedi attentamente l’elenco delle entrate e delle spese ed elimina quelli che non pensi di utilizzare. Mantenere i tuoi conti semplici renderà le tue attività di contabilità molto più facili da gestire. Ad esempio, una piccola impresa media nella maggior parte dei settori dovrebbe idealmente avere almeno un conto delle entrate, come il reddito delle vendite o del servizio. Sul versante delle spese la maggior parte delle aziende ha pubblicità, spese per auto, commissioni bancarie, contributi di beneficenza, quote e abbonamenti, interessi, assicurazioni, forniture per ufficio, tariffe professionali, telefono e Internet. È anche utile creare un conto spese chiamato Suspense in cui si registrano le spese che non si è sicuri di come codificare. Pubblicandoli in Suspense, puoi codificarli da qualche parte fino a quando non puoi chiedere al tuo CPA o consulente finanziario.
Costo dei beni venduti
Il costo dei beni o dei servizi venduti è un conto utilizzato per qualsiasi costo direttamente applicabile alla produzione del tuo bene o servizio. Se vendi un widget, qualsiasi costo associato alla creazione del widget è un COGS. Viene utilizzato anche quando il prodotto è un servizio. In tal caso, qualsiasi manodopera che crea i servizi sarebbe un costo del servizio. In entrambi i casi, queste spese vengono registrate nel reddito lordo in modo che i costi di produzione siano facilmente visibili.
Attività
Inserisci tutte le risorse di proprietà della tua azienda in Quickbooks. Se utilizzi la funzione di tracciamento dell’ammortamento, Quickbooks creerà una voce allegata al tuo cespite che tiene traccia dei tuoi movimenti di ammortamento annuali.
passivo
Come parte della configurazione, inserisci tutti i debiti dovuti alla tua azienda. Quickbooks ti chiederà il saldo di apertura. Questo è il saldo dovuto dalla data in cui hai iniziato il tuo file. Le passività includono prestiti, linee di credito, carte di credito ed eventuali ritenute sui salari. Eventuali note pagabili che saranno pagate entro un anno possono essere classificate come passività a breve termine e qualsiasi cosa più lunga di un anno è una passività a lungo termine.
Equità
Quickbooks crea automaticamente un conto Equity Balance di apertura per te. È qui che finiranno tutti i tuoi saldi iniziali. Questo è anche il luogo in cui creare un account Owner’s Draw se sei una LLC da una sola persona o un unico proprietario.
Conti bancari
Imposta tutti i conti bancari e inserisci i loro saldi di apertura a partire dalla data in cui hai avviato il file Quickbooks. Se hai un conto PayPal, vorrai impostarlo anche come conto bancario.