Anche se ci vuole tempo prezioso per mantenere le voci di contabilità, è un dovere importante che non puoi trascurare. Pagare i dipendenti senza tenere traccia delle transazioni può causare una vasta gamma di problemi, inclusi errori, sviste fiscali e controversie sui salari. Attenersi alle normali basi del libro paga per monitorare con precisione il flusso di cassa.
Informazioni
Conserva tutti i registri riguardanti i tuoi dipendenti e il tuo libro paga per almeno quattro anni, consiglia l’Internal Revenue Service. Conservare i record che includono i nomi, gli indirizzi e i numeri di previdenza sociale dei dipendenti. Devono essere mantenute le date del loro impiego, gli importi e le date di tutti i loro stipendi, pagamenti pensionistici e altri pagamenti pensionistici. Tieni traccia di eventuali mance o altri benefici accessori che hai registrato, copie dei moduli di ritenuta alla fonte dei dipendenti, periodi in cui hai effettuato i pagamenti mentre i dipendenti erano malati o in ferie, nonché copie dei moduli fiscali che ti sono stati restituiti come non consegnabili. Conserva le copie delle tasse che hai pagato per i dipendenti e le date di tutti i pagamenti che hai effettuato.
Identificazione
È necessario disporre di un numero di identificazione del datore di lavoro se si prevede di assumere dipendenti. Quando assumi persone, devi determinare se serviranno come dipendenti o appaltatori indipendenti quando imposti il tuo sistema di gestione delle retribuzioni. Le piccole imprese spesso assumono appaltatori invece di limitare la contabilità dei salari. Con gli appaltatori indipendenti, non devi ritirare le tasse, ma semplicemente fornire agli appaltatori un modulo fiscale 1099 che elenca l’importo totale che hai pagato loro se hanno guadagnato più di $ 600 durante l’anno.
Tasse
In generale, è necessario trattenere la previdenza sociale e le imposte sul reddito federali dagli stipendi dei dipendenti e pagare tali importi alle agenzie appropriate. Molti datori di lavoro trattengono anche tasse statali, pagamenti assicurativi e investimenti. Il software del libro paga può aiutarti a determinare la ritenuta alla fonte corretta o utilizzare le formule fornite dall’IRS per le tasse federali. Inoltre, sei responsabile del pagamento delle tasse federali di disoccupazione per ciascuno dei tuoi dipendenti che non puoi detrarre dal loro stipendio.
Vantaggi
I vantaggi di mantenere una contabilità salariale accurata sono che aggiorni regolarmente i tuoi registri finanziari in modo da poter ottenere un quadro chiaro dei tuoi profitti. Il libro paga è una spesa deducibile per un’azienda e registri accurati ti aiutano a richiedere le detrazioni guadagnate per ridurre il tuo carico fiscale aziendale. Registri accurati tenuti su un file del computer, con registri cartacei o da un amministratore di terze parti ti tengono fuori dai guai con i dipartimenti del lavoro e l’IRS. Quando le discrepanze nel reddito segnalato variano dalla tua contabilità interna, l’IRS può addebitarti pagamenti fiscali aggiuntivi e sanzioni. Inoltre, hai bisogno di registrazioni accurate quando ti rivolgi a istituti di credito. Infine, crei fiducia con i tuoi dipendenti quando sanno che possono contare di essere pagati in tempo con le tasse adeguate pagate per loro conto.