Man mano che sempre più persone utilizzano dispositivi mobili per comunicare, BlackBerry e laptop si stanno facendo strada nelle riunioni. A volte, questi dispositivi possono essere di disturbo per gli altri partecipanti alla riunione. Inoltre, se stai scrivendo un messaggio su un BlackBerry o utilizzando la funzione di chat di un laptop durante una riunione, può essere interpretato come una mancanza di rispetto nei confronti del facilitatore della riunione o delle altre persone presenti. Segui alcune semplici regole di galateo relative all’uso del laptop e del BlackBerry per evitare di essere di disturbo durante una riunione.
Chiedere il permesso
Se prevedi di prendere appunti su un laptop o sulla funzione note del tuo BlackBerry, chiedi l’autorizzazione prima di farlo. In questo modo, il facilitatore saprà che stai utilizzando i tuoi dispositivi per catturare aspetti importanti della riunione invece di leggere i feed di Facebook o chattare con gli amici.
Arrivare presto
Se devi configurare il tuo laptop o Blackberry o collegarlo a una presa elettrica, arriva qualche minuto prima dell’inizio programmato della riunione in modo da evitare di disturbare gli altri partecipanti mentre cerchi una presa. Puoi anche trovare le informazioni necessarie come il nome della rete WI-FI e la password se ne hai bisogno prima che la riunione inizi effettivamente.
Disabilita funzionalità
Disattiva la funzione audio se intendi utilizzare un laptop, un BlackBerry o un altro dispositivo mobile durante una riunione. Altri non saranno contenti dei segnali acustici emessi dal telefono mentre lo si utilizza durante una riunione. Se stai facendo una presentazione, disattiva la funzione popup sul tuo programma di messaggistica istantanea per evitare che vengano visualizzati messaggi personali durante la presentazione.
Sii discreto
Sii discreto nell’usare il tuo dispositivo. Evita di battere forte i tasti del laptop o di fare clic ad alta voce sul tastierino del BlackBerry durante la digitazione. Se stai aspettando una chiamata che devi rispondere, mantieni il telefono in silenzio o vibra e controlla con discrezione la chiamata in arrivo – scusati e lascia la sala riunioni se devi assolutamente rispondere a una chiamata.
Fai attenzione
Presta attenzione all’incontro. È difficile fare più cose contemporaneamente durante una riunione. Ciò significa che se scrivi o prendi appunti, non ricorderai cosa viene detto durante la riunione. Secondo la Milgard School of Business presso l’Università di Washington Tacoma, il ricercatore sul cervello Dr. John Medina ha scoperto che il cervello si concentra sui concetti in sequenza e che “la capacità di attenzione non è capace di multitasking”. Se non presti attenzione alla riunione perché stai facendo qualcos’altro, potresti disturbare gli altri facendo domande e cercando di stare al passo. Inoltre, se sei chiamato a rispondere a una domanda, potresti non ascoltarla e finire per sembrare poco professionale.