La comunicazione gioca un ruolo fondamentale nel mantenere un progetto in attività. Il project manager ha il compito di guidare tutti gli aspetti del progetto, compreso il piano di comunicazione. Le specifiche della comunicazione, incluso il metodo e la frequenza, variano a seconda delle esigenze del progetto. Comprendere lo scopo del piano di comunicazione del progetto aiuta un manager a realizzare gli obiettivi del piano.
Aspettative
Il piano di comunicazione del progetto definisce gli standard per come e quando avviene la comunicazione. In qualità di project manager, vuoi dare il tono a tutte le comunicazioni riguardanti il progetto. Ciò consente di mantenere il controllo del progetto e garantire che tutte le parti interessate ricevano le informazioni necessarie. Definisci gli standard per il modo in cui i partecipanti comunicano, inclusi e-mail, riunioni, telefonate e promemoria. Per comunicazioni regolari come le riunioni, la tempistica è un’altra considerazione. Pianifica riunioni di progetto settimanali per mantenere i partecipanti aggiornati sui progressi.
Consistenza
Un solido piano di comunicazione aumenta la coerenza di come viene gestito il progetto. I partecipanti che seguono il piano dovrebbero comunicare in modo coerente tra loro. È inoltre necessario assicurarsi che tutte le parti interessate dispongano delle stesse informazioni sui requisiti e sui cambiamenti del progetto. Se alcuni stakeholder non vengono informati dei cambiamenti, si rischiano errori o ritardi nel lavoro del progetto.
Produttività
La comunicazione regolare consente ai dipendenti che lavorano al progetto di rimanere produttivi. Quando sono tenuti al corrente degli eventi del progetto, i dipendenti si sentiranno più a loro agio con i loro doveri. Sono dotati delle informazioni necessarie per continuare a lavorare piuttosto che fermarsi frequentemente per cercare le informazioni che mancano. I dipendenti sono anche in grado di collaborare meglio con una corretta comunicazione, consentendo collaborazione e prestazioni efficaci sul progetto.
Risultato
Un piano di comunicazione ti consente, in qualità di project manager, di guidare il team al risultato desiderato del progetto. Senza un’adeguata comunicazione con tutte le parti interessate, potresti non riuscire a soddisfare i requisiti del progetto. È necessaria una comunicazione chiara da parte degli stakeholder per capire esattamente cosa vogliono e cosa necessitano dal progetto. Ad esempio, se stai sviluppando un programma software per una terza parte, la comunicazione regolare con la terza parte è fondamentale per capire esattamente come vogliono che il software funzioni. La comunicazione continua garantisce che il prodotto finale soddisferà le aspettative al momento della consegna.