Una lettera commerciale è un’importante forma di comunicazione per una piccola impresa. Che tu stia inviando e-mail o lettere, è fondamentale assicurarsi che siano realizzate correttamente per ottenere il risultato desiderato. Se vuoi che una lettera commerciale attiri l’attenzione dei lettori per convincerli di qualcosa, devi includere alcuni elementi chiave. Seguire alcune regole di base sull’inizio della lettera può aiutare le tue lettere ad avere successo sin dall’inizio.
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Mettiti nei panni del tuo lettore. Una delle chiavi per scrivere una grande lettera commerciale è la capacità di relazionarsi direttamente con il lettore. Prendendoti il tempo per pensare a chi è il tuo lettore, quali sono i suoi interessi e come è probabile che si senta riguardo all’argomento, acquisirai una visione approfondita della sua psiche e del modo migliore per raggiungerlo a un livello che attiri la sua attenzione.
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La prima parte della lettera dovrebbe contenere un “gancio” che manterrà la lettura dei lettori. Un hook menziona qualcosa di cui i lettori si preoccupano, devono sapere o trarranno beneficio in qualche modo. Funziona come un suggerimento o una “presa in giro” sulle informazioni che verranno più avanti nella lettera. Spesso è sotto forma di una domanda o di un fatto sorprendente.
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Inizia con una nota positiva. Non iniziare mai una lettera con una premessa negativa. Anche se stai trasmettendo cattive notizie, è importante trovare il positivo. La stragrande maggioranza delle persone non continuerà a leggere una lettera se inizia con una premessa negativa. Ad esempio, se la tua lettera parla di un calo delle vendite, inizia con alcune buone notizie sull’azienda. “Nonostante le vendite di questo trimestre siano diminuite, abbiamo assistito a una forte crescita in un gruppo demografico chiave che dovrebbe avere un impatto positivo sulle vendite nel prossimo trimestre”.
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Riconoscere l’esperienza, i risultati o la posizione del lettore. A tutti piace sentirsi apprezzati e le grandi lettere commerciali iniziano riconoscendo l’importanza del lettore. Questo è vero sia per le lettere di vendita che per la comunicazione di base.
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Termina il primo paragrafo con il punto principale della tua lettera. Dovresti essere in grado di racchiudere le informazioni che stai impartendo nel resto della tua lettera in una frase, facendo riferimento a come il lettore trarrà beneficio da queste informazioni. Tornando all’esempio di una lettera che riporta una tendenza al ribasso delle vendite, l’ultima frase potrebbe essere: “Diamo un’occhiata ai dati di vendita attuali e come ci aspettiamo che cambino nel prossimo trimestre per aumentare il nostro margine di profitto”.