Quando un’azienda effettua un acquisto, generalmente si tratta di una spesa in conto capitale o di una spesa per entrate. Le spese per le entrate sono normali spese aziendali che utilizzano un bene, come i contanti, per produrre un bene o un servizio. D’altra parte, le spese in conto capitale sono attività a lungo termine che portano benefici futuri all’azienda. La registrazione errata di una spesa in conto capitale ha conseguenze sia per la contabilità finanziaria che per quella fiscale.
Regole di contabilità finanziaria per le spese
Quando registrare una spesa in entrata e quando registrare una spesa in conto capitale dipende dai principi contabili che l’azienda segue e dalle politiche aziendali specifiche. Secondo i principi contabili generalmente accettati, o GAAP, qualsiasi bene che ha una vita più lunga di un anno può essere considerato un bene capitale. Tuttavia, può essere inutilmente dispendioso in termini di tempo e complesso tenere traccia di un gran numero di beni capitali. Per semplificare le cose, le aziende generalmente fissano un dollaro minimo per capitalizzare le spese. Ad esempio, un’azienda può decidere di capitalizzare le spese solo se l’acquisto dell’attrezzatura è superiore a $ 1,000.
Influenza sui record di contabilità finanziaria
La registrazione errata di una spesa in conto capitale come spesa per entrate influisce sui conti di spesa, attività e ammortamento. La registrazione prima nota sovrastima le spese e sottostima le attività. Ad esempio, una registrazione prima nota di acquisto di beni capitali addebita un conto cespiti e accredita contanti. Una registrazione prima nota di spesa delle entrate errata addebita la spesa e accredita contanti. Anche i beni capitali vengono ammortizzati regolarmente, quindi classificare in modo errato un bene sottostima le spese di ammortamento nel tempo. Un contabile può correggere l’errore annullando la registrazione prima nota iniziale, prenotando la voce corretta e registrando eventuali ammortamenti necessari.
Regole fiscali per le spese
Gli standard dell’Internal Revenue Service per le spese in conto capitale sono simili agli standard GAAP. Come i GAAP, gli asset devono avere una vita utile di più di un anno per essere un asset di capitale. Tuttavia, l’IRS mantiene linee guida rigorose per l’ammortamento dei beni capitali. La maggior parte delle aziende utilizza il sistema di recupero dei costi accelerato modificato, o MACRS, che consente loro di ammortizzare una quantità maggiore del bene all’inizio della sua vita. MACRS non è consentito dagli standard GAAP, quindi i proprietari di aziende devono tenere un set separato di record se vogliono rimanere conformi a GAAP.
Influenza sui documenti fiscali
Classificare un bene di capitale come spesa per entrate di solito sovrastima le spese. Molti imprenditori sono in grado di spendere completamente il proprio capitale nel primo anno ai sensi della sezione 179 dell’Internal Revenue Code. Se questo è il caso, l’errore non ha alcun effetto sulla spesa totale dell’anno. Tuttavia, se il bene non si qualifica per la Sezione 179, l’errore significa che il proprietario dell’azienda ha speso troppo del bene nel primo anno. Poiché l’IRS tiene d’occhio le spese esagerate, gli imprenditori dovrebbero collaborare con il proprio professionista fiscale e l’IRS per correggere l’errore il prima possibile.