Un’agenda aziendale è un documento che descrive in dettaglio la scaletta di argomenti e punti di discussione in una riunione. Un’agenda include tipicamente l’ora, la data e il luogo, i nomi dei partecipanti alla riunione, la lettura degli ultimi minuti, una ripartizione punto per punto dell’argomento e la designazione di “persone punto” per affrontare ogni argomento. L’evento può essere diretto da un moderatore o da un partecipante alla riunione e, per scopi pratici di gestione del tempo, l’agenda spesso assegna un determinato periodo di tempo a ciascuna area di discussione.
Old Business
La vecchia attività tipicamente risolve problemi che sono stati sollevati in riunioni precedenti e lasciati irrisolti. Se un problema viene “presentato” durante una riunione, spesso significa che c’è una situazione di stallo nel modo in cui procedere o che sono in corso ulteriori ricerche. Gli elementi tabulati vengono in genere riportati in una vecchia attività. Questa è anche la parte dell’agenda che richiede un follow-up su argomenti in corso e questioni importanti che sono in continuo mutamento. Ad esempio, se la tua azienda sta vendendo una linea di prodotti scontata, un vecchio report aziendale potrebbe includere quante unità del prodotto sono rimaste e come stanno procedendo le vendite.
New Business
Il nuovo business, come suggerisce il nome, include l’annuncio di nuovi programmi, strategie, approcci o cambiamenti aziendali. Ciò può includere l’introduzione di nuove idee per il dibattito e la discussione, annunci importanti, presentazioni di nuovi membri del personale o un annuncio dell’intenzione di procedere in una nuova direzione. Esempi di nuovi affari possono includere il lancio di una nuova campagna di marketing, l’idea di sviluppare un nuovo logo o una proposta per esplorare lo sviluppo di una nuova linea di prodotti.
Aggiornamenti del progetto
Gli aggiornamenti del progetto consentono ai leader del team di fornire ai colleghi rapporti che dettagliano lo stato di vari progetti aziendali. Ciò consente a tutti di essere tenuti “al corrente” su come stanno procedendo i progetti. Gli aggiornamenti del progetto in genere includono una descrizione della posizione in cui si trova il progetto, qual è la prossima mossa prevista, se le scadenze vengono rispettate e le tempistiche e le proiezioni di budget sono in linea con i tempi. I partecipanti alla riunione possono porre domande, fornire input e aiutare a risolvere i problemi, se necessario.
Rapporti sullo stato del reparto
I rapporti di stato oi rapporti di reparto forniscono una panoramica dei vari avvenimenti nelle singole aree dell’azienda. Ad esempio, un responsabile della contabilità può fornire un aggiornamento del budget e discutere le proiezioni delle entrate, mentre un responsabile delle risorse umane può riferire sulle nuove assunzioni e sui risultati della ricerca esecutiva. Questo scambio di informazioni consente ai manager di diverse divisioni di rimanere al passo con ciò che sta accadendo in altre aree dell’azienda.
Annunci
La sezione degli annunci di un’agenda è progettata per aiutare i partecipanti alla riunione a mantenere i loro calendari aziendali organizzati ed essere consapevoli dei problemi aziendali all’orizzonte. Ad esempio, gli annunci possono includere l’ora e la data del picnic aziendale o un promemoria per quando i cartellini devono essere consegnati prima di un fine settimana di vacanza. Altri annunci possono includere dettagli sull’apertura di una nuova posizione o un invito a presentare candidature per un premio aziendale.