Una comunicazione efficiente è vitale in qualsiasi grande organizzazione. Se la comunicazione funziona senza intoppi, il flusso di lavoro e la produttività miglioreranno e ci sarà meno duplicazione degli sforzi. Tuttavia, non tutti i dipendenti entrano nel mondo del lavoro con grandi capacità di comunicazione. Pertanto, è spesso necessario offrire formazione e mettere in atto strutture per aiutare i dipendenti a migliorare a tutti i livelli.
contesto
Se vuoi che i dipendenti comunichino bene, crea dei quadri formali che lo incoraggino. Rendi chiare le tue aspettative sulla frequenza con cui avverrà la comunicazione e su quali elementi particolari devono essere aggiornati regolarmente. Dovrebbero essere programmati brevi incontri tra i membri del team in modo che tutti abbiano un forum per comunicare le proprie esigenze, idee e tempo per prepararsi. La comunicazione dovrebbe sempre avvenire in due modi, sia a monte che a valle della catena di comando, quindi i dirigenti senior dovrebbero mettere in pratica le loro capacità di ascolto attivo.
Autovalutazione
Invita i dipendenti a pensare inizialmente alle capacità di comunicazione chiedendo loro di condurre un’autovalutazione su carta (vedi Risorse). Questa dovrebbe essere un’opportunità per riflettere sulle aree di miglioramento e fornire loro suggerimenti per le migliori pratiche. Se un dipendente identifica un’area in cui ha bisogno di un aiuto particolare, pianifica una sessione individuale con un mentore.
Giochi e Team Building
Costruisci giorni di formazione in base al tuo programma per praticare particolari aspetti della comunicazione. Questi possono essere svolti all’interno di gruppi di lavoro particolari o su base aziendale. Queste giornate di formazione affineranno le competenze e enfatizzeranno l’importanza delle capacità di comunicazione per l’azienda. I tipi di giochi e attività che selezioni dipenderanno dalle esigenze particolari della tua organizzazione, ma dovresti concentrarti su abilità importanti, siano esse risoluzione di problemi di squadra, costruzione di messaggi concisi, linguaggio del corpo o gestione delle differenze culturali.
Tecnologia
La tecnologia ha fornito molti più modi per comunicare negli ultimi anni, ma senza una guida, questi non portano necessariamente a una comunicazione più efficace. Definisci politiche a livello di organizzazione per l’uso di e-mail, messaggi di testo e piattaforme di social media, quando sono appropriate e come dovrebbero essere utilizzate.
Risposta
Il miglioramento richiede sempre feedback. Se un dipendente non comunica nel modo da te richiesto, pianifica una sessione di feedback discreta e senza giudizi in modo da poter discutere gli ostacoli a una corretta comunicazione e suggerire modi in cui può apportare miglioramenti.