Le piccole imprese ei proprietari di piccole imprese sono inclini a sperimentare lo stress sul posto di lavoro come qualsiasi grande azienda o i suoi dipendenti. Il segreto per gestire efficacemente lo stress, indipendentemente dalle dimensioni di un’azienda, sta nell’affrontare i problemi legati allo stress da una prospettiva sia organizzativa che individuale. Le capacità di gestione del tempo scarsamente sviluppate o inesistenti sono uno dei principali fattori di stress sul posto di lavoro. Sebbene una piccola impresa possa non avere le risorse finanziarie per affrontare i problemi di gestione del tempo acquistando software di gestione del tempo costosi e talvolta complessi, ci sono molte idee e alternative a basso costo o senza costi aggiuntivi.
Un approccio organizzativo
Uno dei modi migliori per affrontare la gestione del tempo da una prospettiva organizzativa è che il proprietario di una piccola impresa sviluppi prima buone capacità di gestione del tempo e poi diventi un modello motivazionale per i dipendenti dell’azienda. Incorporare idee per migliorare le capacità di gestione del tempo in un programma di benessere dei dipendenti appena sviluppato o già esistente può anche essere un modo efficiente per affrontare il problema a livello organizzativo. Considera l’idea di pubblicare suggerimenti sulla gestione del tempo nella bacheca dei dipendenti, incluso un segmento di gestione del tempo in una serie di pranzi e apprendimenti e incorporare idee per la gestione del tempo nei processi e nelle procedure sul posto di lavoro.
Usa i libri degli appuntamenti
Acquista i libri degli appuntamenti per il personale dell’ufficio, i responsabili di reparto e altro personale chiave. Chiedere a questi dipendenti di smettere di creare elenchi di cose da fare a foglio singolo, che spesso diventano così lunghi da non essere né efficaci né utilizzabili. Adottare una politica di pianificazione in cui le riunioni, le attività e le attività vengono pianificate e assegnate non solo a un giorno specifico, ma anche con un’ora di inizio e di fine specifica. Se l’azienda utilizza un programma software per ufficio che include un modulo di pianificazione, un libro degli appuntamenti elettronico è un’alternativa.
Riduci o interrompi le interruzioni
Incoraggia i dipendenti a ridurre le interruzioni dispendiose di tempo creando un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel dire “no”. Una politica della porta aperta, sebbene standard in molte piccole imprese, è un invito aperto alle interruzioni e alla diminuzione della produttività. Consentire ai dipendenti di incorporare invece l’orario di ufficio nella pianificazione della rubrica degli appuntamenti è un modo efficiente per programmare il tempo per le interruzioni. Adottare una politica che stabilisca che a meno che un problema o un problema non richieda una risposta immediata, i dipendenti programmano periodi di tempo, ad esempio alla fine di ogni giornata lavorativa, per rispondere alle chiamate telefoniche e rispondere alle e-mail ricevute durante il giorno.
Rendi la pianificazione una priorità
Un incontro settimanale di 30 minuti per la pianificazione del lunedì mattina può preparare il terreno per le attività della settimana. Le riunioni di pianificazione settimanali forniscono ai dipendenti una migliore comprensione di ciò che deve essere realizzato durante la settimana. Incorporare una sessione di domande e risposte in ogni riunione settimanale offre a tutti l’opportunità di porre domande a cui potrebbe essere necessario rispondere e ottenere chiarimenti su procedure poco chiare che potrebbero altrimenti comportare perdite di tempo interruzioni della giornata lavorativa. Incoraggia i dipendenti a dedicare dai primi 15 minuti ai 30 minuti di ogni giorno per creare o modificare un piano giornaliero.