Una riunione sul posto di lavoro può apportare cambiamenti e affrontare le difficoltà nelle aziende di tutte le dimensioni. Le riunioni possono generare idee, fornire aggiornamenti di stato e garantire che tutti rimangano sulla stessa pagina in futuro. Ospitare una riunione efficiente e produttiva richiede alcune abilità organizzative di base.
Competenze di pianificazione
Molte delle capacità organizzative necessarie per le riunioni vengono utilizzate nelle fasi di pianificazione. Una corretta pianificazione include la definizione degli obiettivi, l’identificazione dei partecipanti necessari e la decisione su una sequenza per gli argomenti che devono essere trattati. La capacità di fissare obiettivi mantiene le riunioni sul compito e aiuta i facilitatori ei partecipanti a pianificare in modo appropriato e contribuire con informazioni utili alla discussione. Inoltre, la disposizione di una sequenza di argomenti per la riunione consente ai facilitatori di accelerare la riunione e dedicare la quantità di tempo appropriata per ogni argomento.
Facilitazione dell’incontro
La capacità di facilitare è tra le migliori capacità organizzative che uno deve avere per condurre una riunione di successo. I facilitatori aiutano a guidare la riunione e mantengono i partecipanti concentrati sugli obiettivi e sui risultati desiderati. Le capacità decisionali entrano in gioco quando si svolge il ruolo di facilitatore. Capire come strutturare la riunione, come ospitare la riunione nel corso di una giornata o più sessioni, e come incoraggiare la partecipazione sono solo alcuni dei compiti intrapresi da un facilitatore.
Competenze basate sul team
La comunicazione rappresenta una capacità primaria per organizzare un incontro. Parte del processo di comunicazione implica incoraggiare il feedback dei partecipanti prima dell’inizio della riunione. Questo può aiutare a identificare gli obiettivi chiave o gli elementi dell’agenda che potrebbero essere stati trascurati nel processo di pianificazione. Inoltre, l’incoraggiamento del feedback sin dall’inizio incoraggia a sua volta la partecipazione attiva all’intero processo, che porta a risultati migliori. È necessaria anche la capacità di lavorare con diversi tipi di persone. Controllare gli individui dominanti e incoraggiare la partecipazione di individui passivi è una parte essenziale della generazione di nuove idee.
Altre abilità utili
Anche capire cosa motiva il team può essere utile. Questa abilità aiuta il leader della riunione a identificare possibili ricompense per incoraggiare la partecipazione. Altre abilità utili includono essere in grado di rispettare un programma, identificare quando sono necessarie delle pause e definire le aspettative. La definizione delle aspettative può includere assicurarsi che i partecipanti arrivino e partano in tempo, partecipino quando richiesto e seguano gli obiettivi necessari dopo la riunione.