L’istituzione di sistemi di gestione delle retribuzioni computerizzati all’interno della tua azienda o organizzazione può portare a cambiamenti positivi, risparmiando ore di produzione e aggiornando i giornali e le registrazioni dei salari fisici. I sistemi di gestione stipendi computerizzati si presentano sotto forma di pacchetti software che è necessario installare sui computer aziendali. Che tu sia una piccola, media o grande organizzazione, questo tipo di sistema crea efficienza poiché tutti i record possono essere archiviati, organizzati e gestiti elettronicamente.
Funzione
Un sistema di gestione delle buste paga computerizzato svolge le stesse funzioni dei metodi manuali di gestione delle buste paga. Memorizza i dati dei dipendenti, come nomi, indirizzi, numeri di previdenza sociale, tariffe salariali e indennità di ritenuta alla fonte di ogni persona. Calcola le imposte sui salari e le detrazioni e mantiene tutti i dati aggiornati dopo ogni periodo di paga. Molti sistemi di gestione stipendi svolgono funzioni contabili, come la preparazione di movimenti di contabilità generale e documenti utilizzati a fini fiscali, come rendiconti W-2 e rendiconti finanziari trimestrali.
Caratteristiche
Sebbene ogni software di gestione stipendi computerizzato sia configurato in modo diverso, la maggior parte dispone di un’interfaccia utente standard con voci di menu, finestre e pulsanti progettati per rendere il processo efficiente per chiunque lo utilizzi. Ad esempio, il software potrebbe avere menu a discesa “File” e “Modifica” standard che contengono funzioni come “stampa” e “salva”. Potrebbe anche avere pulsanti di menu su cui è possibile fare clic per accedere a diverse sezioni del sistema di gestione stipendi. Ad esempio, una sezione può essere dedicata agli account dei dipendenti, una ai dati sui salari e un’altra ai report o ai grafici. All’interno di ogni sezione, troverai spesso schede, cartelle e celle della griglia simili a fogli di calcolo in modo da poter navigare nel sistema e visualizzare i dati in modo organizzato.
Vantaggi
Il software computerizzato per le buste paga automatizza molte funzioni, risparmiando tempo e risorse. Ad esempio, calcola automaticamente le cifre, come i guadagni dei dipendenti, in base agli input. Sebbene alcuni dati debbano essere raccolti e inseriti manualmente, come le informazioni sulle nuove assunzioni, il sistema informatizzato li mantiene organizzati in modo che tu possa accedervi e aggiornarli elettronicamente secondo necessità. Alcuni software per le buste paga possono essere integrati con altre funzioni di registrazione dei dati, come gli orologi. Ad esempio, l’ora e la data registrate quando un dipendente fa scorrere la sua scheda elettronica possono essere importate in alcuni programmi software per le buste paga. Anche i sistemi di gestione delle paghe computerizzati riducono i tassi di errore poiché la maggior parte dell’elaborazione viene eseguita dal computer anziché dagli esseri umani.
Costo
Il costo di un libro paga computerizzato dipende dalla tua organizzazione e dal tipo di software di cui hai bisogno. Per molte organizzazioni, il software del libro paga può essere integrato con altre applicazioni aziendali che gestiscono anche funzioni di gestione e contabilità. Le aziende più piccole possono investire in software di fascia bassa disponibile in commercio, progettato solo per poche funzioni, come buste paga, fatturazione e rendicontazione finanziaria. Il software di fascia media serve in genere le organizzazioni che devono rispettare gli standard contabili nazionali. Il software per buste paga di fascia alta può far parte di un pacchetto software di pianificazione delle risorse aziendali più ampio che può essere adattato alle esigenze di una determinata azienda.