Nel mondo degli affari, è possibile fatturare a un cliente più di una volta durante o dopo un periodo di fatturazione per spese aggiuntive sostenute a causa di prodotti o servizi aggiuntivi. La nuova fattura che invii è una fattura complementare perché integra la precedente corrispondenza di fatturazione. Quando invii una fattura complementare, annulli la fattura precedente in modo che il tuo cliente non ti paghi inavvertitamente due volte.
Funzione
Quando fornisci a un cliente una fattura complementare, fornisci un elenco dettagliato dei pagamenti in sospeso dovuti. La fattura include gli elementi inclusi in una fattura precedente, oltre ai nuovi addebiti dovuti al cliente. Poiché la fattura complementare include gli stessi articoli di una fattura che hai inviato in precedenza, il tuo cliente dovrebbe ignorare la vecchia fattura e utilizzare l’ultima che hai inviato.
Fattura complementare per servizi prepagati
Un’azienda che consente ai clienti di pagare anticipatamente prodotti o servizi può utilizzare una fattura complementare se un individuo sostiene una spesa aggiuntiva. Ad esempio, potresti possedere un negozio di noleggio video. Se si verifica una situazione in cui un cliente perde un DVD o restituisce il video dopo la data di scadenza, includerai la commissione di servizio o la commissione per sostituire il film nella transazione successiva. Pertanto, la fattura ricevuta dal cliente includerà il costo del noleggio di un nuovo film e il costo aggiuntivo dovuto.
Fattura complementare per servizi quotati
Un’azienda che prima addebita ai clienti una tariffa quotata e aggiunge in seguito prodotti o servizi aggiuntivi generalmente utilizza una fattura complementare per farlo. Ad esempio, se hai bisogno di cure mediche a breve termine, il tuo medico potrebbe richiedere servizi specifici durante il periodo in cui sei sotto le sue cure. Il dipartimento di fatturazione della clinica riceve l’elenco iniziale dei servizi necessari per creare una fattura per te e la tua compagnia di assicurazione sanitaria. Alla fine delle tue cure, il tuo medico confronterà l’elenco dei servizi che ha originariamente raccomandato con i servizi che hai effettivamente ricevuto e invierà l’elenco complementare al dipartimento di fatturazione. Il reparto fatturazione crea quindi una fattura complementare che include addebiti aggiuntivi per servizi extra ricevuti.
Organizzazione di una fattura complementare
Se non riesci a organizzare correttamente una fattura complementare, un cliente potrebbe pensare che gli stai fatturando due volte per lo stesso addebito. D’altra parte, una mancanza di organizzazione può farti pensare inutilmente che un cliente ti debba dei soldi. Quando crei una fattura complementare, organizzala in modo che rifletta chiaramente i nuovi addebiti in una sezione e gli addebiti in sospeso che hai precedentemente fatturato in un’altra. Quando elenchi gli addebiti in sospeso, includi la data del servizio, una descrizione del prodotto o del servizio e il numero della fattura originale. Inoltre, includi i crediti guadagnati dal tuo cliente e tutti i pagamenti ricevuti.