Affinché l’azienda funzioni in modo efficiente, è importante che i clienti e i clienti ti paghino per intero e in tempo, ed è più probabile che lo facciano se comprendono le fatture che invii. La fattura di solito include i servizi resi oi prodotti forniti, i costi e varie date, inclusa la data in cui è dovuto il pagamento. È possibile scrivere fatture utilizzando un modello predefinito oppure crearne uno personalizzato in un programma di elaborazione testi, come Microsoft Word.
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Apri Microsoft Word o un altro programma di elaborazione testi e avvia un nuovo documento vuoto. Digita la parola “Fattura” al centro della riga superiore.
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Giustifica il cursore a sinistra un paio di righe sotto la parola “Fattura” e digita la parola “Da” seguita da due punti. Inserisci il nome e l’indirizzo della tua azienda nelle righe seguenti. Aggiungi le informazioni di contatto, come il numero di telefono o l’indirizzo e-mail, in modo che il destinatario sappia chi contattare in caso di domande sulla bolletta.
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Salta una o due righe e digita la parola “A” seguita da due punti. Inserisci il nome e l’indirizzo dell’azienda a cui stai inviando la fattura nelle righe seguenti.
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Assegna alla tua fattura un numero coerente con il sistema di fatturazione della tua azienda. Ad esempio, alcune aziende utilizzano le prime tre lettere del nome del destinatario, seguite da un trattino e dalla data numerica. Una fattura inviata a Drexel’s Flowers l’ultimo giorno di novembre 2012 apparirà come “Fattura n. DRE-113012”.
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Digita la data di invio della fattura sotto il numero della fattura.
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Salta una riga e descrivi nel modo più chiaro possibile i servizi o i prodotti che hai fornito. Ad esempio, se hai fornito tre servizi in tre date diverse nel mese di fatturazione, ogni servizio dovrebbe essere descritto separatamente. Spesso è utile includere le date, il nome del servizio e la tariffa o, se si fattura ogni ora, il numero di ore lavorate e la tariffa oraria. Ad esempio, una riga potrebbe leggere “11/15/2012 Graphic design on the Peterson Dairy project, 6 hours @ $ 40”.
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Vai con il cursore sul margine destro e digita l’importo dovuto per ogni elemento pubblicitario, ad esempio $ 240.
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Salta una riga e digita “Saldo totale dovuto:” sotto l’ultima riga della fattura. Utilizza una calcolatrice per aggiungere gli importi in ogni elemento pubblicitario. Tab sul margine destro e digita il totale dovuto.
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Salta una riga e prendi nota della data di scadenza del pagamento e di chi pagare, ad esempio “Pagamento: assegni pagabili a Ingram Graphics o tramite PayPal all’indirizzo [email protected]. Totale dovuto entro 30 giorni”. Includere eventuali termini, come le penali per i ritardi, se il pagamento non viene ricevuto in tempo.