Il budget nelle attività aziendali è uno sforzo di squadra che coinvolge persone di tutti i livelli organizzativi. I manager ei singoli collaboratori di ogni dipartimento fanno la loro parte per fornire le informazioni che i dirigenti dell’azienda utilizzano per redigere le proposte di budget. Alla fine della giornata, i membri del consiglio di amministrazione sono in ultima analisi responsabili dell’approvazione o del rifiuto delle raccomandazioni sul budget, ma tali raccomandazioni derivano dal lavoro svolto all’interno di un’organizzazione. Capire chi gestisce il budget nelle attività aziendali è un must per gli imprenditori considerando la struttura aziendale.
Responsabili di dipartimento
I responsabili di reparto di medio livello partecipano al processo di definizione del budget attraverso le informazioni che forniscono al team contabile. In qualità di manager di prima linea, riportano le spese dipartimentali e i contributi alle entrate sia al reparto contabilità che ai propri manager, fornendo le informazioni fondamentali necessarie per proiettare entrate e spese future. I responsabili di dipartimento formulano anche raccomandazioni o richieste personali per i loro budget dipartimentali in base alle loro esperienze in prima linea. Un responsabile delle vendite può richiedere fondi aggiuntivi per le risorse di formazione del personale, ad esempio, mentre un responsabile contabile può richiedere un aumento del budget del libro paga per assumere ulteriori specialisti di riscossione.
Team di contabilità
I team di contabilità aziendale gestiscono i libri paga delle società, i conti fornitori, i conti clienti e il sistema di contabilità. Ai contabili senior possono essere assegnate una serie di compiti nel processo di definizione del budget, come la creazione di rapporti sulle vendite e sui salari per informare le previsioni dei dirigenti o analizzare le tendenze dei costi di input per l’anno. Le piccole società private possono esternalizzare le loro esigenze contabili, nel qual caso una società di revisione fornisce tutte le informazioni richieste dai dirigenti dell’azienda. Nelle società più grandi, i contabili senior delegano la gamma di compiti richiesti per questi rapporti a diversi membri del proprio personale. Ad esempio, il contabile senior può chiedere a un impiegato di verificare le note spese per l’anno per individuare eventuali discrepanze con le registrazioni contabili e può chiedere a un altro di creare relazioni mensili sulle spese di reparto per l’anno.
Dirigenti aziendali
I dirigenti aziendali guidano diversi aspetti di un’azienda a livello di top management. Questi dirigenti sono direttamente responsabili nei confronti del consiglio di amministrazione e sono responsabili della presentazione delle proposte di bilancio definitive al consiglio per l’approvazione ufficiale. Il direttore finanziario, il controllore o un dirigente equivalente è il responsabile ultimo della gestione delle finanze dell’azienda, compresi i budget di primo livello. Il CFO ha gran parte della responsabilità di redigere i budget aziendali sulla base del contributo del team contabile.
Informati dai rapporti del team contabile e dei suoi manager subordinati, i dirigenti creano previsioni per una serie di metriche finanziarie per informare le loro raccomandazioni di budget. I direttori generali delle operazioni prevedono i costi operativi e del personale futuri, mentre i direttori delle vendite prevedono l’andamento delle vendite del prossimo anno. I direttori generali del marketing prevedono le spese di marketing per il prossimo anno e l’aumento previsto della quota di mercato, mentre i direttori generali della tecnologia prevedono le spese per le esigenze tecnologiche.
Consiglio di Amministrazione
I dirigenti aziendali riportano direttamente al consiglio di amministrazione nelle attività aziendali. In qualità di rappresentanti scelti degli azionisti, i membri del consiglio esprimono il pollice in alto o in basso sui budget aziendali proposti. I membri del consiglio vengono votati in entrata o in uscita durante le assemblee degli azionisti e, in quanto tali, rispondono direttamente ai proprietari o agli azionisti della società. Ciò fornisce una forte responsabilità per i dirigenti nel redigere i budget nel migliore interesse dei proprietari o degli azionisti dell’azienda. I consigli di amministrazione di piccole società private spesso includono investitori, mentori o leader della comunità locale.