Un addetto alla reception stabilisce il tono dell’interazione di un potenziale cliente o fornitore con un’azienda. Gli addetti alla reception in genere rispondono alle telefonate, salutano i visitatori in arrivo e forniscono informazioni verbali e scritte sull’azienda. Molti addetti alla reception assistono anche con i servizi di posta aziendale e forniscono altro supporto di segreteria. Un addetto alla reception specializzato, come un addetto alla reception presso uno studio medico o una grande impresa di costruzioni, svolge compiti aggiuntivi specifici per la natura dell’attività. La formazione di receptionist attentamente supervisionata è la chiave per un’esperienza positiva di front-desk per clienti e fornitori.
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Discuti il valore della posizione dell’addetto alla reception. Sottolinea che l’addetto alla reception di un’azienda funge da prezioso ambasciatore aziendale. Un’interazione positiva alla reception incoraggia un cliente a procedere con la sua transazione commerciale; un’esperienza negativa può spingere il cliente a rivolgersi ad un’altra azienda per le sue esigenze di servizio. Discuti il valore dell’aspetto professionale di un addetto alla reception, dei modi amichevoli ma professionali e della volontà di far sentire il cliente a proprio agio.
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Fornire all’addetto alla reception la documentazione aziendale. Assemblare brochure aziendali, dati di prodotto e altra documentazione che descriva le operazioni dell’azienda. Includere informazioni sulle divisioni in altri stati o paesi, se appropriato. Aggiungere elenchi di procedure aziendali generali, come l’etichetta dei dipendenti o i protocolli di sicurezza aziendale. Fornisci al nuovo addetto alla reception un’istantanea dell’azienda a tutto tondo.
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Discuti le mansioni lavorative generali della receptionist. Riassumi le funzioni di receptionist richieste, insieme alla preparazione necessaria per ogni compito. In un grande ufficio vendite, ad esempio, un addetto alla reception dovrebbe confermare i piani di viaggio giornalieri di ciascun rappresentante di vendita prima di iniziare i suoi compiti telefonici quotidiani. Un addetto alla reception dello studio medico può confermare gli appuntamenti di ogni giorno dopo aver ascoltato i messaggi vocali di annullamento lasciati mentre l’ufficio era chiuso. Preparare un foglio di riferimento scritto che riassuma chiaramente le principali attività e componenti del lavoro.
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Rivedi ogni attività lavorativa con l’addetto alla reception. Prepara istruzioni scritte per ogni attività specifica. Interazioni con i clienti del gioco di ruolo per dimostrare il modo corretto di eseguire l’attività. Ad esempio, simula una telefonata in cui chiedi all’addetto alla reception di rispondere al telefono e di gestire un problema del cliente. Discuti l’importanza dell’ascolto attivo o dell’empatia con l’interesse di un cliente ed esplora in modo cooperativo una soluzione. Ripeti questo approccio con ogni attività lavorativa dell’addetto alla reception.
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Rafforzare o correggere i comportamenti dell’addetto alla reception. Fornisci un feedback positivo quando il nuovo receptionist esegue correttamente un compito o aumenta la sua efficienza quando completa un progetto. Al contrario, affronta diplomaticamente le aree in cui l’addetto alla reception può migliorare le sue prestazioni. Sottolinea che le modifiche consigliate la renderanno un dipendente più prezioso. Tratta il tuo collega con rispetto e professionalità mentre affronti questi problemi.
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Presentare opportunità di crescita del lavoro da receptionist. Illustrare il potenziale di crescita del lavoro all’interno della posizione di receptionist. Ad esempio, se la posizione richiede familiarità con più programmi per computer, l’addetto alla reception può aggiungere responsabilità di amministrazione del database. La direzione aziendale può rivolgersi a un receptionist bilingue per essere il traduttore preferito per le transazioni con i clienti che parlano quella lingua. Discutere del potenziale di crescita del lavoro realistico, insieme a una compensazione aggiuntiva, se appropriato. Affrontare il potenziale movimento in altre posizioni aziendali, ove applicabile.