La stima accurata dei costi del progetto è fondamentale per rispettare il budget. Se sbagli il tuo preventivo, potresti finire in rosso o addirittura non riuscire a completare il progetto. Sebbene sia possibile utilizzare un software per computer per semplificare il processo, il calcolo accurato dei costi del progetto richiede una pianificazione dettagliata e informazioni accurate, oltre alla capacità di prevedere potenziali complicazioni. Lo stesso processo si applica se il progetto sta costruendo un nuovo sito web o un edificio per uffici a più piani.
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Elenca tutti i passaggi necessari per portare a compimento il tuo progetto. Ciò potrebbe includere elementi come l’ottenimento di permessi, il trasferimento temporaneo di determinate funzioni lavorative o la modifica degli orari di lavoro e tutte le fasi coinvolte nella costruzione o nell’elaborazione del progetto. Se possibile, chiedi a una seconda persona di rivedere la tua lista per vedere se hai tralasciato qualcosa. Non dimenticare i passaggi dopo il completamento del progetto, come la pulizia.
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Stima quanto tempo richiederà ogni passaggio. Conoscere il tempo impiegato aiuta a stimare i costi del lavoro, una parte importante della maggior parte dei progetti. Se non hai mai lavorato a questo tipo di progetto prima, consulta un mentore o altri nel tuo settore per scoprire quanto tempo hanno dedicato a progetti simili.
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Calcola i tuoi costi di manodopera interni. Questo è il costo dell’utilizzo del personale assunto e supervisionato. Guarda il numero di personale di cui avrai bisogno durante ogni fase del processo e il numero di ore che lavoreranno. Se ti aspetti che i tuoi dipendenti interni completino il progetto nel corso della loro normale giornata lavorativa, puoi decidere che il progetto non dovrà sostenere costi di manodopera interni aggiuntivi. Tuttavia, il calcolo di questi costi è un esercizio utile per mostrare in seguito come è stato allocato il budget. Includi il costo del personale aggiuntivo che dovrai assumere per il progetto.
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Calcola il costo del lavoro esterno. Questo è il costo dei subappaltatori che assumi per eseguire lavori specializzati, come un elettricista, un idraulico o un consulente. Puoi chiedere offerte a questi subappaltatori o, in questa fase del progetto, chiedere semplicemente il loro costo orario e stimare quante ore ti serviranno.
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Cerca i materiali di cui avrai bisogno per completare il progetto. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dal cemento per un progetto di costruzione a più sedie per una nuova sala conferenze a un server più grande per un nuovo sito web. Ancora una volta, un mentore o qualcuno con più esperienza nel tuo campo potrebbe essere in grado di aiutarti in questa parte del processo.
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Calcola il costo di tutti questi materiali. Se stai utilizzando subappaltatori che forniranno i propri materiali e questi costi del materiale sono inclusi nelle loro offerte, non includerli nel costo totale del materiale.
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Aggiungi una percentuale aggiuntiva per consentire il superamento dei costi, la retribuzione degli straordinari e l’aumento dei costi delle forniture durante la durata del progetto. Questo può variare dal 10 al 30 percento, a seconda del tipo di progetto e del settore. I progetti più lunghi e più coinvolti hanno maggiori possibilità di sforamento dei costi. Alcuni settori, come l’edilizia, subiscono maggiori variazioni nei materiali e / o nei costi di manodopera. Il software di stima dei costi, i gruppi commerciali del settore e la tua esperienza possono guidarti nella determinazione della percentuale da aggiungere alla stima.
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Stabilire una procedura per tenere traccia dei costi del progetto per tutta la durata del progetto. Questo potrebbe essere sotto forma di rapporti regolari da parte degli appaltatori, un foglio di calcolo in cui viene inserito ogni costo o un altro metodo. Il monitoraggio dei costi ti aiuterà ad apportare modifiche per perfezionare la stima man mano che procedi. Individuerai gli sforamenti dei costi e sarai in grado di agire per controllarli prima che vadano fuori controllo.