Un kickoff meeting tenuto prima dell’inizio di un nuovo progetto è uno strumento importante per garantire che tutti i dipendenti comprendano l’ambito e lo scopo del progetto, compresi gli obiettivi e le scadenze. L’incontro offre anche una buona opportunità per generare entusiasmo per il progetto. Una pianificazione accurata è la chiave per una riunione di avvio del progetto di successo.
Pianificazione
Elaborare un piano di gioco per la riunione di avvio del progetto è fondamentale per il successo complessivo della riunione. Decidi quali dettagli e questioni discutere durante la riunione e sviluppa un’agenda attorno a questi dettagli e questioni. L’uso di un’agenda formale aiuta a garantire che la riunione proceda in modo tempestivo e che si coprono tutti i punti chiave relativi al progetto. Preparare tutti i rapporti e la documentazione di supporto per il progetto e distribuirli alla riunione o inviarli in anticipo tramite posta elettronica a tutti i partecipanti. Se prevedi di fare una presentazione, rivedi la completezza e l’accuratezza delle diapositive prima della riunione.
Apertura e presentazione
Dopo aver riunito il team di progetto per la riunione di avvio, discuti perché il progetto è necessario, come avrà un impatto sull’azienda e quanto tempo ti aspetti che richieda il lavoro. Chiedi a tutti di seguire mentre rivedi il piano di progetto che hai distribuito all’inizio della riunione o inviato via e-mail prima della riunione. Presentare una panoramica delle attività per ciascuna fase del progetto e discutere i dipendenti o i reparti responsabili del completamento delle attività. Menziona eventuali sfide o potenziali problemi che hai identificato in ogni fase del progetto.
Sequenza temporale
L’impostazione del team di progetto per il successo garantisce il successo del progetto, quindi discuti la sequenza temporale per ciascuna fase del progetto. Esamina le attività specifiche e discuti quanto tempo ti aspetti che richieda ciascuna attività. Chiedi ai partecipanti di farti sapere se ritengono che un’attività sia assegnata in modo inappropriato, se il completamento dell’attività richiederà più tempo del previsto o se prevedono problemi nel completamento di attività specifiche. Enfatizzare le scadenze per le tappe del progetto: il completamento delle attività che sono cruciali per l’avanzamento del progetto. Rafforzare i fattori chiave che influenzano il successo del progetto e fornire una spiegazione sul motivo per cui questi fattori sono importanti.
Comunicazione
L’importanza della comunicazione in tutto il progetto non può essere sopravvalutata. Decidi la frequenza con cui l’intero team deve incontrarsi per discutere il progetto. Fornire informazioni sui metodi di comunicazione preferiti, come e-mail, intranet aziendale o un sito Web designato per la gestione del progetto. Informa i partecipanti quando possono aspettarsi di ricevere gli aggiornamenti del progetto e quando ti aspetti di ricevere rapporti sullo stato di avanzamento. Spiegare la gerarchia del progetto e assicurarsi che i membri capiscano quali membri del team o dipartimenti sono responsabili di quali aspetti del progetto. Un buon piano di comunicazione delinea chiaramente cosa deve essere comunicato, chi dovrebbe ricevere comunicazioni, quanto spesso dovrebbe avvenire la comunicazione e quale metodo di comunicazione dovrebbe essere utilizzato.