I benefici tangibili includono i dati misurabili che appaiono nei conti economici e nelle rimanenze. Servono come obiettivi per la gestione del progetto, riflessi nei documenti che crei per supportare il processo. Il calcolo dei vantaggi tangibili fa parte dei compiti di gestione dei documenti stabiliti da un cliente e, in ultima analisi, da un project manager. I vantaggi tangibili possono includere aumenti dei ricavi, nonché risparmi sui costi di produzione e operativi. C’è un processo da seguire e vari passaggi chiave da intraprendere quando si documentano vantaggi tangibili.
intangibili
Le attività iniziali in qualsiasi progetto includono la creazione di documentazione per supportare i processi e per dirigere il lavoro che intraprenderai. Partendo da un obiettivo finale, costruisci un caso che si traduce in una documentazione di supporto dei risultati reali e misurabili che intendi raggiungere. I risultati immateriali sono vitali nel processo a causa dell’influenza che esercitano sul successo del progetto. Sebbene non possano essere misurati in dollari, i benefici immateriali devono essere documentati all’inizio del progetto e possono includere la buona volontà nella comunità e il morale dei dipendenti, migliori pratiche di reporting e valutazioni più accurate.
Ipotesi
Nelle prime fasi di qualsiasi progetto, devi iniziare con alcuni presupposti di base che ritieni influenzeranno i tuoi risultati e i benefici tangibili a cui miri. Pur valutando i vantaggi immateriali, è necessario considerare i vantaggi previsti delle modifiche proposte e il potenziale impatto finanziario sull’azienda nel suo complesso. I presupposti dovrebbero portarti a conclusioni che guidano la spinta principale del progetto: raccogliere risultati misurabili. Calcolando le ipotesi immateriali e il loro potenziale impatto, potresti, infatti, abbandonare il progetto o ridefinire i tuoi obiettivi.
Rischi e costi
Dopo aver determinato la validità delle tue ipotesi, dovresti considerare i costi e i rischi di ogni voce e organizzare i documenti di conseguenza. Le proposte con un rischio minimo e con un finanziamento aggiuntivo basso o nullo dovrebbero essere affrontate per prime. Tali documenti mostrano chiaramente i vantaggi tangibili diretti delle modifiche proposte e forniscono una traccia cartacea che consente il follow-up nelle revisioni trimestrali e annuali. Con l’aumento dei rischi e dei costi, la documentazione diventa sempre più importante poiché evidenzi il potenziale ritorno sugli investimenti attraverso un’attenta gestione dei documenti.
risultati
I risultati di un’attenta gestione dei documenti nella formazione di un nuovo progetto si traducono in una comunicazione più diretta con i clienti e in percorsi chiari attraverso i quali raggiungerai i tuoi obiettivi, misurati come risultati tangibili. Utilizzando fogli di calcolo e grafici di confronto per costruire il tuo caso, sviluppi un piano d’azione basato su una panoramica completa delle implicazioni inerenti alle tue proposte. Ciò che si otterrà è un’analisi costi / benefici chiaramente supportata attraverso un’attenta pianificazione e gestione della documentazione in ogni fase del progetto proposto. L’approvazione e il finanziamento sono più facili da ottenere quando si sostiene la propria ipotesi dall’inizio alla fine con una documentazione chiara.