Lo scopo di un colloquio disciplinare o di una riunione di azione disciplinare è informare un dipendente di passi falsi, prestazioni scadenti o comportamenti sul posto di lavoro che violano la politica aziendale. Sono necessari diversi passaggi per un incontro efficace, per il quale il risultato è un cambiamento positivo nelle prestazioni lavorative.
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Ottieni i materiali della cartella personale del dipendente. Rivedere i documenti del file per una migliore comprensione delle prestazioni passate e del comportamento sul posto di lavoro. Incontra il supervisore del dipendente sulle recenti prestazioni o problemi comportamentali. Preparare un rapporto sull’incidente o sul comportamento che è alla base dell’attuale azione disciplinare e rivederlo con il supervisore per garantire che le circostanze siano accuratamente riepilogate.
2
Determina se il dipendente ha dimostrato un comportamento simile in passato, chi ha affrontato i problemi precedenti e come sono stati risolti. Assicurati di disporre dei moduli di azione disciplinare e della documentazione correnti sulle politiche del luogo di lavoro. Se il comportamento del dipendente comporta la violazione di una politica sul posto di lavoro, rivedere la propria segnalazione e la politica del posto di lavoro appropriata per determinare la corretta interpretazione della politica. Preparare una bozza del modulo di revisione disciplinare sulla base del riepilogo e dei commenti del supervisore.
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Pianifica un momento per incontrare il dipendente e il suo supervisore. Concedi loro tutto il tempo necessario per prepararsi per il colloquio disciplinare. Spiega brevemente il motivo della riunione: i dipendenti consapevoli delle prestazioni e del comportamento che scivolano al di sotto delle aspettative dell’azienda di solito sanno già perché vengono convocati presso le risorse umane. Tuttavia, informare il dipendente che lo scopo della riunione è discutere questioni recenti riguardanti le prestazioni e il comportamento sul posto di lavoro.
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Assemblare i materiali del file, i registri disciplinari e la documentazione. Fai delle copie per il supervisore e il dipendente.
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Inizia l’incontro con una spiegazione del suo scopo e del risultato atteso. Esaminare le prestazioni del dipendente durante il periodo di valutazione, utilizzando valutazioni delle prestazioni passate, revisioni disciplinari, elogi e registrazioni delle presenze. Indicare prestazioni e comportamenti positivi e spiegare perché sono congruenti con la filosofia dell’azienda.
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Fornire al dipendente e al supervisore copie dei documenti relativi alle prestazioni in corso. Spiega perché sei preoccupato per i cambiamenti nel comportamento del dipendente. Confrontare le prestazioni o il comportamento del dipendente con le appropriate politiche sul posto di lavoro; spiegare le violazioni delle politiche sul lavoro e le conseguenze. Racconta al dipendente la tua versione degli incidenti o del comportamento e chiedigli di descrivere l’incidente o le circostanze dal suo punto di vista.
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Esplora i motivi per cui potrebbero esserci differenze tra il punto di vista del supervisore e il punto di vista del dipendente. Favorire il dialogo tra il dipendente e il supervisore; considerare che il rapporto dipendente-supervisore può essere una ragione alla base di problemi di prestazioni o problemi comportamentali. Osservare la loro interazione e intervenire ogni volta che è necessario per risolvere qualsiasi conflitto o interruzione nella loro comunicazione.
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Discuti se il problema delle prestazioni o il problema comportamentale è risolvibile. Chiedere al dipendente suggerimenti per il miglioramento e coinvolgere il supervisore nella discussione. Determina se il dipendente e il supervisore condividono la responsabilità di migliorare le prestazioni lavorative del dipendente. Ad esempio, se le scarse prestazioni del dipendente si basano su una mancanza di formazione o competenze adeguate, chiedere l’aiuto del supervisore per ottenere le risorse necessarie per aiutare il dipendente a migliorare. Se il problema è comportamentale, a causa di un potenziale conflitto tra il dipendente e il supervisore, determinare la causa e suggerire modi per risolverlo.
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Fornire al dipendente una copia dell’azione disciplinare e inserire una copia della documentazione nella cartella del personale. Informare il dipendente sulla politica aziendale relativa all’azione disciplinare e al periodo di tempo in cui i moduli di azione disciplinare rimangono nel fascicolo di un dipendente prima che possano essere rimossi.
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Pianifica una riunione di follow-up con il supervisore e il dipendente per discutere di miglioramenti e progressi.