Una volta completato un progetto, il lavoro non è finito. L’implementazione è un altro aspetto della gestione del progetto che richiede il proprio insieme di procedure e documentazione. Anche i consulenti di progetto indipendenti devono sviluppare la documentazione di follow-up per garantire la soddisfazione del cliente e l’implementazione di successo prima di firmare un progetto.
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Fornire agli utenti liste di controllo da compilare subito dopo l’implementazione del progetto. Gli elenchi di osservazioni, problemi e idee degli utenti sono più efficaci quando vengono compilati mentre i cambiamenti e gli obiettivi del progetto sono ancora freschi nella mente dei membri del team. Poni agli utenti una serie di domande in base ai parametri del progetto.
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Utilizzare le liste di controllo come base per la creazione del documento finale di follow-up. Gli elenchi possono affrontare vari aspetti del progetto, come il tempo necessario per apprendere il nuovo sistema, la reazione dei dipendenti al nuovo sistema e il numero di errori riscontrati.
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Confronta le conclusioni delle revisioni con gli obiettivi del progetto e crea un’analisi dei divari delle principali differenze. Nella relazione di follow-up, spiegare perché esistono le lacune e cosa si può fare per colmare tali lacune.
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Aggiungi una pagina che confronta il budget per il progetto con i costi effettivi sostenuti e indica chiaramente i superamenti o il punto in cui un elemento pubblicitario è rientrato nel budget. Il documento di follow-up dovrebbe anche includere informazioni che spieghino il ritorno sull’investimento atteso o realizzato del cliente nella pagina finanziaria dell’implementazione.
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Includere i titoli del responsabile dell’implementazione o dei dipendenti incaricati di continuare con l’implementazione dal vivo del progetto. Fornire istruzioni per l’uso quotidiano e come apportare correzioni quando necessario, nonché informazioni di contatto e procedure per inviare ulteriori domande.