Una mappa di processo è essenzialmente una suddivisione di un processo per determinare come scorre e, in definitiva, quanto sia efficace. Coloro che completano la mappatura del processo esaminano attentamente elementi come la struttura di un sistema e il flusso di comunicazione all’interno del sistema. Ad esempio, un’azienda come una catena di hotel potrebbe utilizzare la mappatura dei processi per vedere se l’interazione della direzione con il personale è efficace o se gli ospiti sono soddisfatti della loro esperienza in hotel. Una definizione generale di mappatura del processo è un’analisi dei dettagli del processo per vedere se è efficace o meno.
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Stabilisci i confini dell’attività o delle attività che desideri esaminare. In altre parole, identifica il processo che stai analizzando e spiega perché. I limiti potrebbero essere un intervallo di tempo, ad esempio diversi mesi, oppure potrebbero essere tutte attività all’interno di un reparto specifico, ad esempio il reparto vendite di un’organizzazione.
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Determina chi ha l’effetto maggiore sul cambiamento all’interno del processo. Ciò significa che devi capire chi è responsabile della realizzazione del processo. In altre parole, questo è il cliente le cui attività sul mercato hanno il maggiore effetto sull’organizzazione. Considera l’impatto diretto del cliente come il “motore e l’agitatore” del business e il modo in cui il cliente risponde ai cambiamenti nel mercato e nel prodotto.
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Stabilisci gli obiettivi del processo. Chiediti qual è l’obiettivo principale e perché. La creazione di una dichiarazione chiara sul processo è utile quando inizia la mappatura del processo, perché quindi si ha un risultato finale che deve essere raggiunto. Con la mappa del processo, puoi vedere se viene raggiunta in modo efficace o meno.
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Determina i rischi che si applicano al processo. Una mappa del processo deve identificare eventuali ostacoli che impediscono al processo di procedere correttamente, nonché come superarli o evitarli.
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Intervistare gli attori importanti del processo per ottenere una chiara comprensione del loro ruolo e di come lo completano. La mappa del processo analizza un processo che si verifica all’interno di un’organizzazione e questi attori sono essenziali per spiegare come si verifica il processo. Prendi appunti attenti e assicurati di applicarli alla mappa del processo mentre viene sviluppata.