In qualità di manager, è tua responsabilità creare o ottenere copie dell’attuale manuale sulle politiche e procedure disciplinari, consegnarne una copia a ciascun dipendente e ricevere una conferma firmata che ogni dipendente ha letto e compreso gli standard. È responsabilità del dipendente attenersi alle politiche o affrontarne le conseguenze. Quando gestisci la disciplina dei tuoi dipendenti, devi seguire le procedure stabilite nel manuale in modo da mostrare un trattamento equo e coerente nei confronti di tutti i dipendenti e proteggere te stesso e l’azienda da azioni legali.
1
Monitora le azioni dei tuoi dipendenti per assicurarti che rispettino la politica della disciplina. Dai ai dipendenti un promemoria fermo ma educato in risposta a una prima infrazione minore. Ad esempio, se noti che un dipendente effettua chiamate personali al di fuori della sua pausa, ricordagli discretamente di effettuare le sue chiamate personali durante la pausa o prima o dopo il lavoro. Prendi nota del tuo avvertimento verbale nella cartella del dipendente, insieme all’ora e alla data.
2
Chiedi al dipendente di incontrarti nel tuo ufficio o in un altro ambiente privato, se vedi che ripete il comportamento. Spiegale che le hai ricordato di non effettuare chiamate personali durante l’orario di lavoro e forniscile esempi di momenti appropriati per effettuare chiamate personali. Scrivi una descrizione dell’incidente e menziona l’avvertimento verbale precedente. Scrivi la data, l’ora e il nome del dipendente su carta. Firma e data il foglio. Chiedi al dipendente di leggerlo e di firmarlo e datarlo come riconoscimento della tua riunione. Avvisala che stai inserendo la documentazione nella sua cartella dei dipendenti.
3
Ricorda al dipendente le conseguenze se ripete il comportamento, ad esempio, dovrai dargli un ultimo avvertimento che lo metterà in stato di prova, il che potrebbe significare la perdita del suo lavoro.
4
Dare al dipendente il suo ultimo avvertimento se si assiste di nuovo al comportamento. Assicurati che capisca che è in libertà vigilata e che il suo lavoro è a rischio, se questo fa parte della politica e delle procedure disciplinari del posto di lavoro. Ad esempio, dille che se la vedi fare di nuovo telefonate personali durante l’orario di lavoro durante il periodo di prova, la licenzierai. Documentare l’incidente, firmare e datare il foglio e chiedere al dipendente di firmarlo e datarlo. Archivia il documento nella sua cartella dei dipendenti.
5
Verificare con il reparto Risorse umane per verificare di aver soddisfatto tutti i requisiti, ad esempio seguire la procedura corretta per l’amministrazione della disciplina e il mantenimento della documentazione, prima di dare a un dipendente un avviso di licenziamento.