Un programma di donazione sul posto di lavoro ben gestito avvantaggia la comunità, i dipendenti e l’azienda che si impegna. Tuttavia, un’azienda prende decisioni di gestione più efficaci quando considera le sue dimensioni e i suoi obiettivi per un programma di donazioni sul posto di lavoro prima dell’implementazione. Le tue scelte dipendono, in parte, dalle risorse interne disponibili per gestire un programma di donazioni sul posto di lavoro. Quella che sembra una buona idea può essere rapidamente complicata dalla logistica che consente ai lavoratori di fare donazioni di beneficenza attraverso la detrazione dai salari. Progettare un programma che la vostra azienda possa gestire in modo efficace e stabilire controlli di gestione per garantire operazioni senza intoppi.
Scelte di offerta sul posto di lavoro
Determina il tipo e l’ambito del programma di offerta sul posto di lavoro che desideri per la tua azienda. Gestirai il tuo programma o assumerai un fornitore esterno per svolgere il lavoro? Queste aziende forniscono i materiali, la tecnologia e vari livelli di gestione, in base alle vostre esigenze. Le campagne di donazioni sul posto di lavoro, come quelle gestite da United Way, offrono molte scelte di donazioni e forniscono risorse per aiutarti a gestire la tua campagna annuale. Decidi se abbinerai le donazioni dei dipendenti e quanto. Alcune aziende stabiliscono conti di donazione individuali per i dipendenti, che contribuiscono ai conti e gestiscono le proprie donazioni di beneficenza. La tecnologia per il posto di lavoro, come le piattaforme di donazioni online e il software specializzato, semplifica la gestione dei programmi.
Nozioni di base sull’implementazione
Hai il vantaggio di materiali preparati se scegli una società esterna per eseguire il tuo programma. Fornisci ai dipendenti una brochure che esponga le regole per il tuo programma di donazioni sul posto di lavoro, come la tempistica per l’iscrizione e il riepilogo, a cui possono partecipare dipendenti e enti di beneficenza e quando i dipendenti possono apportare modifiche all’impegno di donazione del libro paga. Le aziende spesso limitano le donazioni a 501 (c) (3) enti di beneficenza a causa delle regole di detrazione fiscale per le donazioni di beneficenza. Spiega come e quando le organizzazioni di beneficenza ricevono i contributi e le regole di abbinamento aziendali. Includere un modulo di impegno che i dipendenti possono utilizzare per elencare gli enti di beneficenza che desiderano sostenere, l’importo della detrazione dal libro paga e un punto in cui firmare e datare il modulo.
Documentazione e supervisione
La documentazione è fondamentale per il tuo programma di donazioni sul posto di lavoro. Gli accordi firmati con società esterne descrivono in dettaglio gli elementi del programma e assegnano la responsabilità per le operazioni e la gestione. Conservare file di moduli di impegno dei dipendenti, moduli di trasmissione e riconoscimento di enti di beneficenza e rapporti di società di gestione esterne. Le dichiarazioni di paga dovrebbero riflettere le detrazioni correnti e da inizio anno per le donazioni di beneficenza. A seconda delle dimensioni del tuo programma, assicurati una supervisione adeguata e nessuna sorpresa richiedendo rapporti completi sul programma, ad esempio mensili o trimestrali, a un manager o supervisore. I materiali di marketing relativi al programma di donazioni sul posto di lavoro inviato a fonti esterne aiutano a raccontare una storia sul coinvolgimento della comunità della tua azienda.
Driver designati
Identificare la persona o le persone che gestiranno il programma di donazioni o lavoreranno con i rappresentanti esterni. Questi dipendenti guidano gli sforzi della tua azienda, inclusa la generazione di interesse e partecipazione. Potresti incaricare un coordinatore o un comitato di prendere decisioni e gestire il programma. Quali sono le loro responsabilità e quali decisioni sono autorizzati a prendere per conto dell’azienda? Determina chi supervisiona il tuo programma di donazioni e fornisce supervisione, come la revisione di documenti e rapporti. Il tuo programma di donazioni sul posto di lavoro può aumentare il morale e la coesione dei dipendenti, quindi incoraggia un’ampia partecipazione da parte dei dipendenti dando a tutti un lavoro da svolgere per rendere il tuo programma di donazioni un successo.