Il libro paga è una parte importante di qualsiasi attività commerciale, poiché i dipendenti non lavoreranno se non vengono pagati in tempo. In qualità di manager aziendale, devi essere cauto non solo nei confronti dei problemi relativi alle buste paga, ma anche delle frodi. Metti in atto controlli interni per ridurre la possibilità che il tuo reparto paghe o i tuoi dipendenti stiano tentando di rubare denaro dalla tua azienda per metterlo nelle proprie tasche.
Revisioni dei record
La revisione regolare dei tuoi record aiuta a rilevare errori e tentativi deliberati da parte dei dipendenti di essere pagati più di quanto dovuto. La revisione dei fogli presenze ti consente di verificare le ore lavorate e i tuoi record possono anche ricordarti gli anticipi dei dipendenti o altri aggiustamenti che devi apportare allo stipendio di un determinato dipendente in una determinata settimana.
Controlla i controlli
È necessario controllare la sicurezza dei controlli per ridurre al minimo il rischio che i dipendenti rubino e falsifichino gli assegni. Conserva i controlli sui salari in un’area sicura dove le persone non autorizzate non possono raggiungerli. Dovresti anche tenere al sicuro i timbri delle firme per rendere più difficile falsificare le firme degli assegni. Aggiungi funzionalità di sicurezza ai tuoi controlli come le filigrane per renderli più difficili da falsificare.
Approvazione del manager
L’approvazione da parte della direzione delle modifiche al libro paga riduce notevolmente le frodi. I manager dovrebbero firmare tutti i fogli presenze in modo che possano avere l’opportunità di verificare il numero di ore lavorate e assicurarsi che i dipendenti non riempiano i fogli presenze. I manager dovrebbero anche approvare gli anticipi sui salari e qualsiasi altra richiesta speciale, come le richieste di utilizzare i giorni di ferie, in modo che possano adeguare il libro paga di conseguenza in circostanze speciali.
Controlli d’identità
Richiedi ai dipendenti di ritirare direttamente i loro assegni. I dipendenti devono firmare per i loro assegni in modo che non possano affermare di non aver ricevuto un assegno che hanno effettivamente ricevuto. Confronta i record del tuo libro paga con il tuo elenco di dipendenti per assicurarti che il tuo dipartimento del libro paga non stia emettendo assegni a persone che non lavorano più per l’azienda o distribuendo in altro modo assegni in modo errato. Se invii assegni per posta ai dipendenti, controlla i record degli indirizzi per indirizzi duplicati, segno di frode sui salari.