L’acquisto di materie prime, inventario, articoli o servizi di cui un’azienda ha bisogno per fare affari, di solito rientra negli auspici del reparto contabilità, fino a quando un’azienda non è abbastanza grande da supportare un ufficio acquisti. Quando ciò accade, configurare l’organizzazione per il reparto acquisti stabilendo innanzitutto politiche e procedure di acquisto e modificando queste procedure quando necessario.
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Stabilire un elenco di coloro che sono autorizzati a effettuare acquisti aziendali, firmare ordini di acquisto, firmare contratti per conto dell’azienda o approvare le spese aziendali a limiti specifici. Ciò può comportare l’impostazione di limiti a $ 500, $ 1,000, $ 5,000 o più.
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Sviluppare le politiche del reparto acquisti. Alcune aziende, ad esempio, hanno politiche in base alle quali i dipendenti non possono accettare regali o favori da fornitori che possono influenzare le decisioni di acquisto di una persona. Stabilire le politiche che si applicano all’azienda e al settore in cui opera.
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Impostare le procedure per tutti gli acquisti aziendali. Ciò potrebbe includere l’impostazione di limiti di spesa che non richiedono un ordine di acquisto. Altri acquisti superiori a questo importo richiederebbero una richiesta di ordine di acquisto che deve passare attraverso i canali di approvazione appropriati in base all’importo dell’acquisto.
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Rivedere gli acquisti precedenti effettuati dalla società e stabilire i limiti di autorizzazione per gli importi di acquisto stabiliti. Ad esempio, i manager autorizzati per gli acquisti fino a un limite di $ 1,000 richiederebbero l’approvazione per le spese oltre tale importo da parte dei capi dipartimento o di altro personale della dirigenza superiore.
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Crea un sistema di ordini di acquisto. Gli ordini di acquisto autorizzano le spese, ma forniscono anche gli importi delle spese o il prezzo concordato tra l’ufficio acquisti e il venditore. Poiché gli ordini di acquisto autorizzano le spese entro l’importo specificato, consente un’elaborazione dei pagamenti più rapida per il fornitore. Gli ordini di acquisto consentono inoltre di tenere traccia delle spese e offrono opportunità per ridurre la spesa concordando contratti con i fornitori.
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Calcola il numero di copie dell’ordine di acquisto di cui avrai bisogno. Una copia andrebbe al venditore, una alla contabilità, una agli acquisti, un’altra alla persona che genera la richiesta di acquisto e una alla ricezione.
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Stabilire un reparto di ricezione e le procedure per ricevere le merci a fronte di un ordine di acquisto.
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Definire i livelli di inventario delle materie prime o di altri articoli necessari affinché l’azienda possa operare in modo efficiente. Usali quando pianifichi gli acquisti di articoli di inventario. Esaminare l’uso da parte della società dei materiali di inventario per un periodo di un anno e annotare le tendenze di acquisto per stabilire l’inventario necessario.
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Fai l’inventario delle materie prime in loco o di altre forniture per stabilire un punto di partenza per i livelli di inventario.
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Stabilisci l’elenco dei fornitori credibili. Esamina i report dei fornitori di contabilità per verificare i fornitori attuali. Assicurati che i fornitori soddisfino le qualifiche aziendali, ad esempio fornendo la documentazione e il backup necessari. Ciò consisterebbe in W-9, documenti assicurativi, listini prezzi, date di pagamento e informazioni e scoprire se si applicano sconti se i pagamenti vengono effettuati in anticipo, ad esempio uno sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni. Stabilire i criteri per qualificare i fornitori per fornire servizi all’azienda.
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Creare un sistema di archiviazione basato sul nome del fornitore, il numero dell’ordine di acquisto o il tipo di spesa.
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Incontra il personale dirigente appropriato per ricevere l’approvazione delle politiche e delle procedure del reparto acquisti.
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Attuare le politiche e le procedure incontrando i responsabili e i capi dipartimento appropriati e fornendo loro copie fisiche delle politiche e delle procedure.
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Determina il numero di dipendenti necessari per gestire in modo efficiente il reparto acquisti, fissa budget e obiettivi.