Una politica del badge di identificazione è un documento che delinea le regole e le istruzioni relative all’uso dei badge ID di sicurezza dei dipendenti e dei visitatori. Il proprietario di una piccola impresa può implementare una nuova politica per aggiornarne una esistente o per rispondere a un cambiamento aziendale che richiede una sicurezza aggiuntiva, come l’ottenimento di un contratto governativo. Informare i dipendenti di entrambi i tipi di politica richiede che si lavori con il personale di gestione per creare un piano che sposti senza problemi i dipendenti dalle procedure attuali a quelle nuove.
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Annuncia la tua politica del badge ID nuova o aggiornata tramite e-mail a chiunque gestisca i dipendenti della tua azienda. Nell’e-mail, spiega il motivo della nuova politica e allegane una copia per la revisione. Se utilizzi i badge per la prima volta o l’aspetto di un badge esistente è cambiato, allega le immagini del badge per la revisione.
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Organizza un incontro con il personale di gestione per rispondere a qualsiasi domanda sulla politica prima di rilasciarla al resto dei dipendenti.
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Dimostrare il modo appropriato per visualizzare il badge ID. Ad esempio, su una clip da cintura o un cordino con la foto del dipendente rivolta verso l’esterno. Se il badge funge anche da scheda di accesso alla porta e ha una striscia magnetica o un chip di identificazione a radiofrequenza (RFID), dimostrare il modo appropriato per strisciare o scansionare la scheda. Inoltre, dimostrare la procedura corretta per richiedere assistenza per entrare nell’edificio se la carta viene smarrita, smarrita, dimenticata o non funziona.
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Discuti le sfide che la politica presenta e i modi per aggirarle. Le sfide potrebbero includere modi per sanzionare i dipendenti che trascurano di indossare il badge ID o alternative per coloro che svolgono mansioni lavorative che rendono difficile o pericoloso indossare il badge.
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Collabora con i tuoi manager per creare un piano per informare il resto dei tuoi dipendenti sulla nuova politica. Usa il tuo metodo per informarli della nuova politica come esempio del formato che desideri che utilizzino e discuti ulteriori idee come la pubblicazione del nuovo annuncio della politica su una bacheca della sala relax. Inoltre, chiedi ai tuoi manager di selezionare un metodo di riunione – piccoli gruppi o in un grande gruppo – che secondo loro renderà più facile per loro informare gli altri dipendenti, fornire formazione e rispondere alle domande.
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Imposta una data per annunciare la nuova politica del badge ID tramite e-mail e nelle bacheche. Inoltre, imposta una data in cui distribuire formalmente la politica ai tuoi dipendenti rimanenti.