L’installazione di un sistema di controllo di gestione di successo in una piccola impresa richiede la pianificazione e il coinvolgimento dei manager e dei dipendenti interessati. Quando i manager dispongono dei dati finanziari, di produzione, di vendita e del personale di cui hanno bisogno, il processo decisionale della tua azienda migliorerà. È possibile agevolare la transizione da un sistema informale a un sistema di controllo e informazione efficiente ed efficace seguendo un processo in quattro fasi.
Revisione
Formare un team, rappresentante dei dipartimenti e delle attività della propria azienda, per esaminare i record passati e attuali e altri requisiti in materia di informazioni. Qualsiasi membro del personale specificamente assegnato alla gestione dei record per conto terzi dovrebbe far parte del team. La revisione dovrebbe includere le categorie di record che la tua azienda potrebbe produrre in futuro. Identifica le procedure seguite dalla tua azienda per classificare, archiviare e recuperare i record. Determina come archiviare i record quando non sono più in uso e per quanto tempo vengono conservati. Includere documenti cartacei e digitali. Esaminare come viene creata ogni categoria di record, come si muovono i record attraverso le varie fasi e chi ha accesso ad essi in ciascuna fase.
Piano
Sviluppa un piano operativo dettagliato che descriva i tipi di record che intendi raccogliere. Ad esempio, alcune aziende conservano i registri del telefono e un registro di tutta la posta ricevuta. Intervistare i manager che si aspettano di utilizzare i dati raccolti per determinare quali informazioni considerano importanti. Utilizzando le informazioni della revisione, sviluppa un elenco di categorie. Assicurati che le categorie non si sovrappongano. Descrivi come i dati vengono raccolti, elaborati, protetti da pirateria informatica o furto e archiviati. Indicare il personale, le attrezzature e i rifornimenti richiesti dal sistema. Preparare un budget dettagliato e un programma per l’installazione del sistema. Ottieni le approvazioni richieste per il tuo piano e budget.
Realizzare
Conduci un programma di formazione. Semplifica la transizione utilizzando il tempo di formazione per esaminare le nuove procedure. Il personale che raccoglie, categorizza e recupera documenti cartacei per altri, i loro supervisori e i manager necessitano di una formazione più intensa. Potrebbe essere necessario, se non c’è personale in grado, assumere un aiuto esperto nella progettazione del software necessario per presentare le informazioni in formati adatti ai processi decisionali del management. Avviare un piano per il backup di tutti i record digitali a intervalli frequenti e regolari e per la scansione di record cartacei critici per l’archiviazione elettronica.
Valutare
Usa i membri del team per aiutarti a monitorare il sistema per le modifiche che risolveranno i problemi e renderanno più facile ed efficiente l’uso. Prestare frequente attenzione all’uso del sistema da parte dei responsabili e ai dipendenti responsabili dei dati.