Una gestione efficace dei record è essenziale per un’azienda perché può ridurre i costi legali, multe e danni, secondo l’Association for Information and Image Management. Gli obiettivi tipici della gestione dei record sono che i documenti rimangano affidabili, completi, accessibili e durevoli. Nel tempo, i costi di archiviazione diventano un problema. Ma questi costi possono essere ridotti attraverso un’attenta pianificazione nelle prime fasi dell’introduzione di una strategia di gestione dei record. Più un’azienda diventa digitale, meno carta è necessaria, il che è un vantaggio sostanziale in termini di risparmio sui costi di un sistema di gestione dei record attentamente pianificato.
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Crea un elenco di quali documenti devi conservare per supportare il tuo lavoro quotidiano, soddisfare le tue esigenze a lungo termine e soddisfare i tuoi requisiti legali. Dividili in vari metodi di archiviazione, come online, near-line (accessibile dalla tua rete ma non parte di essa), offline (non accessibile dalla tua rete) e carta o microfilm. Stabilire una pianificazione per quando acquisire i vari documenti, per quanto tempo conservarli e come smaltirli. Decidi quali documenti saranno messi a disposizione del pubblico o rimarranno privati e chi avrà accesso ad essi.
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Introdurre un programma software che documenta in modo efficace l’attività aziendale e offre automazione che migliora l’analisi, la produttività e l’efficienza aziendale. Un sistema di gestione del database, un software aziendale, un software di contabilità o semplici fogli di calcolo funzionano come punti di partenza per la raccolta e l’archiviazione dei dati essenziali.
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Eseguire il backup di tutti i dati, poiché è essenziale per mantenere la stabilità della gestione aziendale e dei record. Conserva i “megadati”, come il creatore e la data di creazione, che ti consentiranno di tenere traccia del record. Crea una strategia per tenere traccia rapidamente dei documenti importanti.
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Salva copie cartacee di tutti i documenti richiesti a fini fiscali, che dipendono dal tipo di attività. Altrimenti, l’IRS dice sul suo sito web: “Puoi scegliere qualsiasi sistema di registrazione adatto alla tua attività che mostri chiaramente le tue entrate e le tue spese”. Andare nella direzione di un’attività senza carta che favorisce la conservazione dei registri elettronici aiuterà a ridurre i costi di archiviazione.
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Scegli uno spazio di archiviazione che sia conveniente e ti consenta il massimo accesso, sia nella tua proprietà che altrove. La maggior parte delle piccole imprese ha uno spazio limitato per gli uffici, quindi nel tempo l’accumulo di documenti richiederà di considerare l’outsourcing a un’azienda con unità di archiviazione. Archivia i tuoi record solo in una struttura resistente al fuoco e monitorata dalla sicurezza o dalla videosorveglianza. Rafforza il tuo sistema di gestione dei record indicizzando tutto utilizzando le categorie. Cerca sempre modi per ridurre la necessità di carta.
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Forma il tuo personale nel tuo nuovo sistema di gestione dei record. Creare un semplice manuale da distribuire ai membri dell’organizzazione come riferimento su come è strutturato il sistema di gestione dei record.