La posta certificata fornisce la prova che hai inviato una lettera in una certa data in un determinato momento. Questo tipo di posta fornisce anche la documentazione che il destinatario previsto ha ricevuto la lettera in una certa data in un determinato momento. Questa documentazione può aiutare a risolvere controversie con clienti o clienti. Un viaggio per fare la fila all’ufficio postale è una parte necessaria del processo, ma salva futuri mal di testa se il destinatario previsto afferma di non aver ricevuto la tua lettera.
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Fai un viaggio preliminare all’ufficio postale per ottenere un modulo di posta certificata e una ricevuta. Se invii regolarmente lettere certificate, prendi più moduli di posta certificata. È inoltre possibile utilizzare un servizio in linea che offre moduli o buste per posta certificata per l’acquisto.
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Scrivi la tua lettera per proiettare un’immagine professionale. Includere il numero della ricevuta di ritorno, nonché la data, sulla ricevuta del modulo di posta certificata nella parte superiore della lettera. Ciò impedisce al destinatario di dire che il contenuto della lettera che ha ricevuto era diverso da quello che dichiari. La data fornisce un riferimento per quando la lettera è stata scritta e inviata.
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Compila il modulo di posta certificata verde e il modulo di ricevuta selezionando la casella che dice che vuoi la consegna certificata; includi il nome e l’indirizzo del destinatario e il tuo nome e indirizzo in questo modulo. Seleziona la casella che indica che desideri una consegna limitata in modo che la lettera arrivi solo alla persona a cui l’hai indirizzata o al suo agente designato. Fai una copia della lettera e della busta con il modulo di posta certificata compilato. Tienilo per i tuoi archivi.
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Metti la lettera originale in una busta con allegato il modulo di posta certificata. Vai all’ufficio postale per pagare e spedisci la tua lettera certificata. L’affrancatura per una lettera certificata costa più di una lettera inviata tramite posta ordinaria. Servizi come la consegna limitata hanno costi aggiuntivi oltre alle tariffe di posta certificata.