Ogni anno, le società inviano una relazione annuale ai propri azionisti. Sebbene gli azionisti della tua piccola società potrebbero non volere un rapporto elaborato, come quello tipicamente prodotto dalle grandi società pubbliche, si aspettano di ricevere un documento che riassume le attività finanziarie della società per l’anno passato. Il tuo rapporto annuale può essere semplice come alcuni fogli di carta pinzati insieme. Le società private hanno molta discrezione su quanto e quale tipo di informazioni includere nei rapporti annuali.
Lettera agli azionisti
La lettera agli azionisti funziona sia come lettera di benvenuto che come rapporto informativo. La lettera agli azionisti è solitamente scritta dal presidente o dall’amministratore delegato (CEO). La maggior parte delle lettere agli azionisti fornisce una panoramica degli eventi importanti accaduti all’azienda nell’ultimo anno. È possibile fornire informazioni sulle vendite e sui guadagni, sulla salute finanziaria dell’azienda, sui cambiamenti nella gestione, sui risultati dell’azienda e sugli obiettivi per il prossimo anno.
Resoconti finanziari
I tuoi azionisti vorranno vedere lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario della società. Le relazioni dovrebbero contenere note contabili e spiegazioni ove richiesto. Sebbene i rapporti non debbano essere controllati, devono essere preparati secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP). È inoltre possibile fornire un grafico che confronta i dati finanziari dell’anno in corso con gli anni precedenti. È una tua decisione la quantità di informazioni finanziarie approfondite che desideri rendere disponibili.
Creazione della relazione annuale
Puoi inviare i tuoi documenti a una stampante per completare il rapporto annuale o farlo da solo. È possibile creare il report utilizzando un sito Web in linea o un programma software oppure richiedere assistenza al personale amministrativo. Il tuo commercialista ti fornirà i rapporti finanziari. La copertina del tuo rapporto può essere semplice come avere il nome della tua azienda scritto in tutta la pagina in grassetto. Una volta completati i documenti, esaminali per assicurarti che le informazioni in essi contenute siano corrette.
Assemblaggio della relazione annuale
Ora il rapporto è pronto per essere stampato, assemblato e spedito agli azionisti. Puoi mettere i documenti in cartelle o semplicemente pinzarli insieme. Oltre agli azionisti, potresti dover fornire una copia del rapporto al dipartimento delle società del tuo stato di incorporazione per soddisfare i loro requisiti di rendicontazione annuale; molti ti consentono di fornire le informazioni online. Se invii i rapporti per posta, utilizza un servizio di monitoraggio come la posta certificata per assicurarti che raggiunga il destinatario previsto. Dopo aver esaminato la relazione annuale, chiedi ai tuoi azionisti di contattarti direttamente se hanno bisogno di informazioni più approfondite.