La comunicazione è una parte naturale del regime quotidiano dell’imprenditore medio. Comunichi per telefono, di persona e su Internet. Il problema con le interazioni Web è che è facile fraintendere l’intento dell’altra parte. Altre forme di comunicazione, come Voice over Internet Protocol, funzionano meglio se il computer soddisfa le specifiche consigliate.
Comunicare tramite e-mail
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Disattiva Caps Lock e usa i punti esclamativi con parsimonia. Scrivere tutto maiuscolo è generalmente visto come gridare e l’aggiunta di punti esclamativi ha lo stesso effetto. Inoltre, evita di usare troppi acronimi o emoticon, che possono essere visti come poco professionali.
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Evita di essere sarcastico o eccessivamente divertente. Queste emozioni sono difficili da trasmettere online e potrebbero essere interpretate male senza i segnali facciali e il tono di voce che li accompagnano. Inoltre, non utilizzare un linguaggio che potrebbe essere considerato offensivo o dispregiativo.
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Usa la punteggiatura, l’ortografia e la grammatica appropriate quando possibile per mantenere leggibili i tuoi messaggi. Molte applicazioni di posta elettronica dispongono di un controllo ortografico integrato nella parte superiore della finestra. Utilizza anche un correttore grammaticale in linea per trovare i problemi persi eseguendo un controllo ortografico. Una volta che il messaggio è stato ripulito, correggilo prima di inviarlo.
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Leggi il messaggio ad alta voce per assicurarti che abbia senso e non possa essere interpretato nel modo sbagliato. Quando scrivi un messaggio, ha senso per te perché comprendi il contesto. Per il destinatario, tuttavia, potrebbe assumere un significato completamente diverso. Se l’argomento è particolarmente delicato, lascia che qualcun altro legga il messaggio e fornisca input.
Comunicare tramite VoIP
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Acquista un auricolare con microfono incorporato per migliorare la qualità dell’audio. Un auricolare decente costerà tra $ 30 e $ 50, ma ne vale la pena. Non solo sarai in grado di capire meglio l’altra persona, ma la tua voce suonerà anche chiaramente più chiara per l’altra persona.
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Esegui l’upgrade a Internet a banda larga o ad alta velocità con una velocità minima di 500 kbps, la raccomandazione per videochiamate di alta qualità effettuate tramite Skype e programmi VoIP simili. Più veloce è la connessione a Internet, meglio è, soprattutto se si ospitano conferenze con più partecipanti. Per un video di gruppo con sette persone, ad esempio, è necessaria una velocità minima di 4 Mbps.
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Avvicinarsi al segnale di rete, se possibile, per garantire una ricezione forte. I segnali deboli possono provocare una scarsa qualità del suono e le chiamate interrotte. L’utilizzo di un cavo Ethernet che si collega direttamente al computer produce un risultato ancora migliore perché una connessione diretta è più affidabile di quella wireless.