Alla fine di un periodo contabile, il denaro derivante dal reddito netto viene trasferito sul conto degli utili non distribuiti. Ad un certo punto, un proprietario dovrà prelevare fondi dall’attività per uso personale. Questo deve essere documentato correttamente per avere l’importo corretto elencato negli utili non distribuiti e nel conto in contanti. Questo processo può variare a seconda che l’azienda sia una società per azioni o una ditta individuale.
Prelevare denaro da una ditta individuale
La registrazione di una voce in un sistema contabile richiede una registrazione in una colonna di addebito e in una colonna di accredito di un giornale di registrazione. La colonna di addebito è a sinistra e la colonna di credito è a destra. Viene inserita una voce nella colonna dei debiti per aumentare un’attività, qualcosa che l’azienda possiede, o per diminuire una passività, qualcosa che l’azienda deve. Una voce nella colonna del credito viene utilizzata per ridurre un’attività o aumentare una passività. I prelievi da una ditta individuale utilizzano un conto di prelievo. Ad esempio, per registrare un prelievo di $ 1,000 da guadagni non distribuiti, vengono inseriti $ 1,000 nella colonna di addebito per il conto di prelievo e $ 1,000 nella colonna di credito per il conto in contanti.
Prelievo dagli utili trattenuti aziendali
Quando una società preleva denaro dagli utili non distribuiti per darlo agli azionisti, si parla di pagamento dei dividendi. La società per prima cosa dichiara che i dividendi saranno pagati, a quel punto viene effettuata una registrazione in addebito sul conto degli utili non distribuiti e una registrazione in accredito sul conto dei dividendi pagabili. Il conto dei dividendi da pagare è un conto delle passività. Quando il pagamento del dividendo viene effettivamente effettuato, viene effettuato un addebito sui dividendi pagabili e un accredito sul conto contanti. La registrazione in addebito sul conto dei dividendi da pagare rimuove la passività, l’obbligazione creata quando i dividendi sono stati dichiarati.
Chiusura del conto di prelievo
Alla fine di un periodo contabile, il conto di prelievo in una ditta individuale viene chiuso, quindi inizierà il periodo successivo con un importo zero. Ciò si ottiene effettuando una registrazione in accredito nel conto di prelievo per qualunque sia il saldo a debito e effettuando una registrazione in addebito per tale importo nel conto capitale del proprietario. Il conto capitale è simile al conto utili non distribuiti in una società. Ad esempio, se il conto di prelievo ha un saldo a debito di $ 10,000 alla fine del periodo, viene effettuato un accredito di $ 10,000 per il prelievo e un movimento di addebito di $ 10,000 viene effettuato sul conto capitale.
Chiusura dei dividendi societari
Il processo per chiudere il conto di prelievo per una società è simile a quello per una partnership. Qualunque sia il saldo in addebito nel conto dividendi, viene effettuata una registrazione in accredito per tale importo per portarne il saldo a zero, quindi viene eseguita una registrazione in addebito per lo stesso importo in utili non distribuiti. In questo modo, il nuovo periodo contabile inizierà con un importo zero nel conto dei dividendi. Ad esempio, se il conto dei dividendi ha un saldo a debito di $ 50,000 alla fine del periodo, viene effettuato un accredito di $ 50,000 in dividendi e un addebito di $ 50,000 viene effettuato sugli utili non distribuiti.