Le piccole imprese scelgono l’organizzazione S corporation per trasferire i profitti e le perdite direttamente agli azionisti, semplificando le dichiarazioni dei redditi delle società. La distribuzione “S corp” consente agli azionisti di bilanciare il reddito “passante” con detrazioni dovute a perdite o perdite correnti ripartite su un periodo di anni. I corpi S soddisfano i requisiti specifici stabiliti dall’Internal Revenue Service, ma devono anche soddisfare i requisiti statali per tenere riunioni, in genere quelle annuali. A causa dell’intima relazione finanziaria tra la società e gli azionisti, i verbali delle riunioni annuali devono presentare un quadro completo e accurato delle attività della società.
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Inizia il processo verbale con un elenco degli amministratori presenti e una dichiarazione di quorum. Controllare lo statuto per una definizione di quorum – di solito il 50 per cento più un voto – che è il numero di amministratori necessari per fare affari.
2
Indicare la data e il metodo di notifica della riunione annuale. Ancora una volta, controlla lo statuto per le date specifiche per le riunioni annuali e i requisiti di notifica.
3
Elencare i candidati alla carica con nominatori e distaccatori, seguito dai nuovi funzionari eletti in una riunione annuale degli amministratori. Elencare i nuovi amministratori eletti dal consiglio in un’assemblea degli azionisti.
4
Includere risoluzioni esatte prese in considerazione dagli amministratori presenti. Le delibere – come un cambio di agente registrato, ragioniere pubblico certificato o indirizzo commerciale – possono essere accettate a maggioranza, ma le proposte di legge richiedono in genere una maggioranza maggiore e richiedono anche la partecipazione di azionisti attivi.
5
Aggiungi emendamenti allo statuto o in una riunione dei direttori se i tuoi amministratori e funzionari sono gli unici azionisti nel tuo corpo S o in un’assemblea degli azionisti se richiesto dal tuo statuto. Registrare questo processo e i passaggi effettuati o pianificati per eseguirlo. In un’assemblea degli azionisti, registrare la persona che ha introdotto la delibera o l’emendamento – il suo motore – il distaccante e il risultato della votazione.
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Riassumere l’attività della riunione con una dichiarazione che confermi tutti gli atti e le decisioni degli ufficiali durante l’anno precedente. Ciò è particolarmente importante se non sono state introdotte nuove risoluzioni o se la società è composta solo da pochi azionisti che sono anche amministratori e funzionari e le funzioni quotidiane vengono svolte in modo informale.
7
Registrare qualsiasi nuova attività commerciale introdotta e la sua disposizione. Ad esempio, i partecipanti potrebbero votare o la domanda può essere indirizzata al commercialista, all’avvocato o a un comitato speciale della società per una raccomandazione.
8
Registrare l’ora e i termini dell’aggiornamento. I gruppi possono aggiornarsi fino alla prossima riunione annuale o fino a una data in cui è possibile proseguire gli affari.
9
Consegnare i verbali delle riunioni dei direttori ai nuovi funzionari e direttori da firmare; tutti devono firmare e datare il documento per indicarne la presenza e l’accordo. I partecipanti al verbale devono firmare i verbali delle riunioni annuali con il loro nome, ufficio e data.
10
Termina o stampa i verbali della riunione dei direttori il prima possibile dopo la riunione per ottenere le firme di tutti i direttori presenti. Termina il verbale degli azionisti entro pochi giorni dall’assemblea.